Современные технологии, которые интегрированы во все сферы жизни, предлагают компаниям эффективный способ организации документации в электронном виде. Электронный документооборот представляет собой систему процессов, которые направлены на безбумажную и исключительно электронную работу с документами компании.
У подобного способа работы есть ряд неоспоримых преимуществ. Во-первых, все процессы автоматизированы и ускоряются за счёт того, что обмен информацией происходит гораздо быстрее. Во-вторых, работа с электронными документами экономит время, пространство в офисах и деньги.
Всё необходимое уже находится в компьютере и облачном хранилище, к которому имеют доступ все вовлечённые в документооборот сотрудники. В-третьих, при должной системе защиты ваши ЭД будут защищены от шпионажа или утери.
СБИС: Электронный документооборот — это сервис, который обеспечит вашей компании надёжный и бесперебойный оборот электронной документации.
Задачи, решаемые СБИС: ЭДО
Сервис решает любые задачи, связанные как с внутренним, так и с внешним обменом документов компании. Более того, начав работу с сервисом, вы обеспечите безопасность данных, ведь документооборот зашифрован согласно требованиям действующего законодательства РФ. Все поступающие и регистрируемые документы классифицируются по заданным критериям и помещаются в базу. Поиск автоматизирован, что экономит время сотрудника. В системе также можно хранить все необходимые формы и шаблоны документов, модели договоров как для внутреннего, так и для внешнего оборота.
Кому будет полезен
Данный сервис подойдёт для работы и руководству, и бухгалтерии, и менеджерам компаний. Оборот документов осуществляется на всех уровнях, что заметно ускоряет все процессы и позволяет сотрудникам быстрее получать и выполнять поставленные задачи. Что касается сферы деятельности, в которой эта программа окажется полезна, то она обширна. Среди клиентов СБИС: ЭДО есть компании, которые работают в сфере торговли, энергетики, ритейла, логистики, общепита, фармацевтики, телекоммуникаций и т.д.
Возможности сервиса
Возможности зависят от выбранного тарифа и целей, для которых компания подключает её. Это может быть как внутреннее согласование документов, формирование шаблонов и моделей, составление и отправка отчётности в государственные органы, так и онлайн-согласование всех накладных, фактур, контрактов и т.д. с другими контрагентами.
Электронная подпись обеспечит конфиденциальность и достоверность информации, которой вы обмениваетесь. Загрузка актов, накладных и другой сопутствующей товарам документации осуществляется автоматически, что позволяет контролировать поступление товаров. В случае если в акте была допущена ошибка, вы сможете указать на неё в системе, и ваш партнёр пришлёт вам уже исправленный документ ещё раз.
Сервис также незаменим и в случае внутреннего обмена информацией. В программе вы можете координировать работу на разных уровнях, оперативно обмениваться информацией, отслеживать действия ответственных за исполнение тех или иных задач сотрудников, а также архивировать все бумаги, которые у вас хранятся. Для этого в базу необходимо загрузить сканы, а программа напечатает QR-код, что свяжет электронный и бумажный архивы и облегчит поиск нужного документа.
Стоимость
Цены зависят от выбранных вами функций. В наличии есть бесплатный пакет, который включает такие опции, как регистрация пяти пользователей, приём документов от контрагентов и получение уведомлений о поступлениях через приложение на смартфоне. При подключении платных опций вы можете выбрать срок в 1, 2 и 3 года. При подключении на 2 или 3 года предоставляются небольшие скидки. Рассмотрим расценки на примере одного года использования сервиса.
Аккаунт на год стоит 500 рублей, и, помимо уже существующих в бесплатном варианте опций, вы можете отправить 10 пакетов документов за квартал, электронную подпись на носителе клиента, а также средство криптографической защиты информации на одно рабочее место.
При подключении тарифа для обмена с контрагентами вы платите либо 3000 рублей и получаете 200 пакетов в год, либо 9000 рублей и получаете 1200 пакетов в год. В этом тарифе также есть роуминг с любыми операторами. Подключение международного электронного документооборота стоит от 20 000 рублей. Шифрование документов обойдётся вам в 8000 руб., а обмен без оператора и прослеживание товаров — по 5000 рублей.
Опция электронного обмена данными (EDI) стоит от 1000 до 30 000 рублей — в зависимости от количества пакетов документов (200-10 000). Вы можете обмениваться сообщениями и электронными документами с торговыми сетями, публиковать цены, описания, фотографии товаров, контролировать обработку заказов по всем точкам, сверять расчёты и многое другое.
Внутренний документооборот обойдётся в 4000 рублей в год. Все поручения, внутренние письма, приказы и прочие внутренние документы автоматически распределяются по заданным маршрутам, тем самым ускоряя процесс обмена информацией и согласования срочных вопросов и решений.
Кадровый электронный документооборот включает в себя все возможности тарифа внутреннего ЭДО, но с дополнительными опциями для ведения учёта количества сотрудников, их окладов, графиков работы, переводов, отпусков и т.д., а также для хранения всех данных в облачном хранилище. Подключение этого тарифа обойдётся вам в 15 000 рублей в год.
В заключение можно сказать, что данный сервис отвечает всем необходимым требованиям для безопасного, бесперебойного и удобного электронного документооборота компании. Это заметно ускорит и упростит работу вашего предприятия. Более того, переходя на ЭДО, вы не будете тратить бумагу в больших количествах, проявив тем самым заботу об окружающей среде.
Попробовать СБИС: Электронный документооборот
