Облачные сервисы все плотнее входят в нашу жизнь: их используют для хранения документов и фото, отправки отчётов, коммуникации и других задач. Наряду с этим, также доступны и облачные решения для работы с документами. Почему облачные офисные решения лучше классических десктопных версий? Рассмотрим на примере Облачного Р7-Офиса.
Причина 1. Доступ к документам с любого устройства
Самое очевидное преимущество облачных решений — доступность c любого устройства, подключенного к интернету. Облачные офисные программы не надо устанавливать на компьютер, занимать место на диске и нагружать систему.
Например, пользоваться Облачным Р7-Офисом можно через браузер или мобильное приложение. Чтобы войти в систему, достаточно знать логин и пароль. Облачный Р7-Офис обеспечивает полную и мгновенную синхронизацию данных, поэтому все изменения, внесенные через мобильное приложение, сразу же будут видны на компьютере и наоборот.
Причина 2. Возможность совместной работы с документами
Десктопные офисные программы часто не адаптированы для совместной работы. Возможность совместного редактирования файлов просто не предусмотрена, как и возможности быстро поделиться документами с коллегами.
Если над документом необходимо работать нескольким сотрудникам, то в десктопной программе им придется редактировать документ по очереди. В результате в различных версиях документа легко запутаться.
При работе с Облачным Р7-Офисом эти проблемы исключены, так как есть возможность совместного редактирования документов, то есть с файл могут одновременно редактировать несколько пользователей.
Кроме того, в Облачном Р7-Офисе можно поделиться ссылкой на документ или папку даже с внешними пользователями, которые не зарегистрированы в системе. При этом по ссылке всегда будет доступен актуальный документ со всеми изменениями.
Причина 3. Возможность хранения файлов в облачных хранилищах
В большинстве случаев, при работе со стандартными десктопными версиями офисных программ пользователь может сохранить файл только на компьютер или на внешний носитель, например, флеш-накопитель. Такое локальное хранение файлов удобно не всегда: если пользователь находится не за своим рабочем компьютером, а, например, в командировке, то сразу отправить документ команде или получить доступ к своему же файлу с другого устройства будет невозможно.
В Облачным Р7-Офисе эта проблема решается комплексно. Во-первых, файлы созданные в Облачном Р7-Офисе, всегда доступны в личном аккаунте — достаточно войти в него с любого устройства. Во-вторых, к Облачному Р7-Офису можно подключить облачное хранилище и автоматически отправлять в него созданные файлы. Это существенно упрощает документооборот и повышает надежность хранения файлов.
Причина 4. Автосохранение документов
При работе со стандартными десктопными офисными программами пользователю надо самостоятельно сохранять файл. Причем делать это желательно не только после завершения работы с документом, но и в процессе. Если этого не делать, то, в случае отключения света или ошибочного закрытия программы, внесенные изменения не сохранятся. Особенно критично, если потеряется большой объем информации.
При работе в облаке такие проблемы исключены: в большинстве облачных решениях, как и в Облачном Р7-Офисе, предусмотрено автоматическое сохранение документов после каждого внесения изменения. Эту функцию не надо дополнительно активировать, а частота сохранений максимально увеличена, поэтому даже если отключится интернет, в файле все внесенные изменения не исчезнут или максимум не сохранится всего несколько слов.
Причина 5. Доступ к истории версий
Помимо автосохранения, работа в облаке решает и другую проблему — просмотр истории изменений файла. Благодаря встроенной функции «История версий» пользователь может посмотреть, когда и как изменялся файл: что и кем именно было изменено, удалено или дополнено. При этом любую из версий файла можно восстановить и использовать как основную. Это полезно, если, например, внесенные изменения оказались ненужными.
В классических десктопных офисных программах такой функции нет — после сохранения файла «откатиться» в нужной версии не получится. В итоге пользователям приходиться создавать несколько дублирующих файлов, что очень неудобно.