Мы разработали новый онлайн-сервис для управления задачами, делами, процессами, проектами и документами для пользователей облачной экосистемы Google в целом, и в частности для команд и компаний, которые используют пакет приложений G Suite (ранее Google Apps).
Brown Boot Works — таск-менеджер для тех, кто в «облаке» Google.
В данной статье мы хотим дать ответы на вопросы:
- Зачем нужен ещё один таск-менеджер?
- Чем наш продукт отличается от других, в чём его сильные стороны?
- Для кого наш продукт может оказаться лучшим выбором?
Формализовать повседневную и рабочую деятельность человека, а тем более группы людей, довольно сложно. Поэтому на рынке появляются всё новые и новые сервисы. Сегодня можно выбирать из десятков, а то и сотен предложений. И все они разные.
Персона или команда выбирает себе систему управления делами, задачами, проектами, примеряя её на себя, с учётом многих критериев:
- Простота использования или много функций
- Насколько сильна иерархия внутри команды или компании
- Размер компании и насколько формален документооборот
- Планомерная работа или agile
- Рабочий процесс непрерывный или это проекты
- Проекты большие и сложные или много мелких
- Все сидят в офисе или распределённая география
- Насколько мобильно руководство и вся команда
- Использует ли команда облачные технологии и хранение данных
- Требования к защите данных и надёжности
- Привычные платформы и операционные системы
Всё это определяет так сказать «характер» команды в данный момент. И команда стремится найти инструмент групповой работы по своему «характеру». Именно поэтому нам известно много примеров, когда даже в небольшой компании руководство использует один сервис, рекламщики другой, а технари третий.
Коротко о «характере» нашего сервиса:
- Он, скорее всего, заинтересует руководителя, лидера
- Чёткий контроль исполнения и фиксация
- Всё держать на кончиках пальцев и ничего не упустить
- Иерархия в правах на задания
- Простота и скорость за счёт ограничения функций
- Всё мобильно, на ходу
- Никаких экранов, похожих на центр управления атомной станцией
- Никаких диаграмм Ганта
- Быстрые коммуникации: переслать, передать, напомнить
- Личные и рабочие дела можно вести вместе, управление своим временем
Команда сервиса
На сегодня в команде нашего сервиса шесть человек. Большая часть команды работает вместе много лет. Более 10 лет мы разрабатывали и внедряли большие системы управленческого электронного документооборота на российском рынке. Следующие 10 лет мы намерены посвятить темам — cloud, mobile, digital. И для старта на новом рынке мы выбрали проект, в котором наш опыт и компетенции могут быть наиболее полезны.
У нашего проекта нет инвесторов. И, скорее всего, не будет. Мы делаем продукт для «своего» клиента. Мы используем облачные технологии Google, которые нам близки. Мы будем вполне довольны, если отчисления подписчиков позволят нам покрывать текущие расходы на разработку, сопровождение и продвижение сервиса.
Мы ведём блог нашего продукта на странице в социальной сети Google+. Там можно почитать все новости о сервисе, найти полезные советы, высказать пожелания по развитию сервиса, обратиться за помощью по использованию продукта, пообщаться с нашей командой.
Концепция и особенности сервиса
Сервис ориентирован на лидера команды. Это может быть просто персональная система делового человека, инструмент управления для владельца или руководителя малого и среднего бизнеса, для руководителя отдела в крупной компании.
Mobile First
Жизнь современного руководителя динамична. Он вынужден быть мобильным. Потоки информации растут и нужно быть онлайн всегда и везде, чтобы быть эффективным. Наша задача — сделать его смартфон или планшет рабочим инструментом настолько, насколько это возможно.
Сервис реализован как мобильный сайт, адаптированный для работы на десктоп компьютерах, ноутбуках. Он работает везде, где есть интернет браузер. Таким образом, 100% функций реализованы для работы на мобильных устройствах. Если что-то нельзя сделать на мобильном, то функция не реализуется или реализуется по-другому.
Выполнение бизнес функций на мобильном устройстве — это не просто работа с маленьким экраном и неудобной клавиатурой. Нужно обеспечить максимальное удобство коммуникаций, передачи документов и данных несколькими нажатиями, простую загрузку и выгрузку документов между устройством, облачным хранилищем, почтовой системой, мессенджерами, календарём.
Экосистема Google
Для того чтобы начать работу в сервисе, нужно иметь адрес электронной почты GMail. Его нужно иметь обязательно (это всё, что потребуется). В этом случае у вас уже есть бесплатное пространство в облачном сервисе Google Drive. Сервис разместит там Хранилище ваших документов.
Для входа всегда используется авторизация учётной записью Google. Это значит, что система не запрашивает и не хранит ваши пароли. Также это означает, что все документы и данные, которые вы используете в сервисе, находятся под охраной системы безопасности Google.
Вместе с аккаунтом GMail, пользователю, кроме Почты и облачного хранилища Диск, бесплатно доступны такие приложения Google, как Контакты, Документы, Таблицы, Презентации, Календарь. Наш сервис тесно интегрирован с этими приложениями.
Вы получаете ещё одно приложение в облачной рабочей среде, которое связано с остальными, но предоставляет свои функции по управлению задачами, делами, процессами и проектами. Материальный дизайн сервиса покажется привычным для пользователей приложений Google или приложений в мобильной операционной системе Android.
Пользователь сервиса работает с уже привычными ему понятиями и элементами — входящие, исходящие, вложение, ярлык, ответ, корзина (как в почте), папка (как на диске), пользователь, сообщение. Новые сущности так же просты — задание, исполнитель, срок.
Личные аккаунты Google для бизнеса
Сервис может оказаться незаменимым средством совместной работы для бизнеса или команды пользователей, где каждый работает с личным аккаунтом GMail, при этом они работают над документами и прочим контентом, принадлежащим бизнесу, владельцу.
При использовании платного пакета облачных приложений G Suite (Google Apps for Work) доступны развитые средства администрирования прав пользователей и управления контентом организации. При увольнении сотрудника можно в несколько секунд сменить его пароль в аккаунте, приостановить аккаунт, забрать во владение администратора все документы, даже удалить корпоративные документы с его мобильных устройств.
Но многие небольшие компании используют бесплатные личные аккаунты GMail сотрудников для совместной работы в бизнес целях. При этом, возможно, все документы помещаются в папки на Google Диск владельца бизнеса. Владелец бизнеса видит все документы на своём диске и уверен, что они под его контролем. Это не так…
Когда сотрудник создаёт документ на Google Диск под своим аккаунтом, этот документ можно положить в любую папку любого другого пользователя, и кому угодно открыть доступ к нему. Но при этом сотрудник-автор остаётся Владельцем документа! Он может в любой момент закрыть всем права или удалить документ. И забрать право владельца документа у сотрудника нельзя, так как все частные аккаунты равноправны.
Эта проблема решается, если вы храните и обрабатываете документы с использованием личных аккаунтов Google в системе Brown Boot Works.
При деактивации (увольнении) Сотрудника из учётной записи компании в Brown Boot Works система выполняет следующие действия с документами:
- забирает у Сотрудника права доступа на чужие документы
- создаёт в системе Копии документов, где увольняемый Сотрудник является владельцем
- предоставляет права на Копии нужным действующим сотрудникам
- оригиналы остаются только автору, который деактивирован
Мощные функции управления документами и контентом
Сервис позволяет делать неограниченное количество вложений в задания и в ответы к заданию. Размер и скорость вложения файлов определяются ограничениями Google Drive.
Можно создавать и сохранять объекты Google Docs (Документы, Таблицы, Презентации) прямо в задании.
Можно делать вложения как в виде копий файлов (из облака и с устройства), так и в виде ссылок на объекты, хранимые в другом месте на Google Диск. Каждый метод имеет свои достоинства. Но работа с вложениями файлов непосредственно в Хранилище сервиса может оказаться проще и удобнее. В частности потому, что сервис автоматически назначает права участникам задания на вложенный файл. Исполнители получают права — Редактор. Пользователи, добавленные для ознакомления, получают права — Просмотр. Права на объекты по вложенным ссылкам сервис никогда не меняет. Их нужно создавать вручную.
При вложении файлов в формате Ms Office (или при импорте из почты) сервис может конвертировать их в формат Google Docs. Эта возможность управляется настройкой пользователя: конвертировать, не конвертировать, спрашивать о каждом файле.
Если вы будете передавать задание с вложениями в почту внешнему адресату в виде файлов, то система автоматически преобразует их в формат Ms Office.
Все вложения в Хранилище сервиса создаются от имени вашего аккаунта Google и хранятся только (!) на вашем Google Диске.
В случае интенсивного использования вложений при работе с сервисом, он станет местом накопления всего контента, который важен для вас и вашего бизнеса. Причём не просто файлов, но и всей сопроводительной информации в заданиях, переписки в ответах. В системе предусмотрена возможность создания структуры папок неограниченной вложенности для размещения заданий с контентом по темам, направлениям, проектам, процессам. Структура папок своя у каждого пользователя, и видна только ему. Одно и то же задание лежит в разных папках у участников задания.
Общие ярлыки
В отличие от папок, которые индивидуальны для каждого пользователя, ярлыки общие для всех пользователей компании и служат для более крупной общей группировки заданий.
К примеру, можно создать ярлыки с названиями крупных клиентов и ярлыки с названиями проектов с клиентами. Далее прикреплять к заданию два ярлыка — Клиент1, Проект11.
Редактирование списка, используемых в компании ярлыков, доступно только владельцу учётной записи. Старые, неиспользуемые ярлыки, можно скрыть, чтобы они не мешали в диалогах выбора. При этом группировка старых заданий с этими ярлыками сохраняется. В диалогах выбора ярлыков (при установке в задании или при отборе в списке) можно отметить как Избранные, часто используемые ярлыки.
Список заданий «По ярлыкам» доступен в главном меню системы. Позволяет пользователю отобрать все доступные задания, содержащие заданный набор ярлыков. Например, задаем ярлыки Клиент1, Проект11 и получаем список всех заданий, относящихся к этому проекту этого клиента.
Связанные задания
Система позволяет создавать цепочки из связанных по смыслу заданий. Для чего?
Во-первых, чтобы отслеживать состояние исполнения заданий нижнего уровня, от которых зависит выполнение задания верхнего уровня.
Во-вторых, чтобы одним нажатием передавать документы между связанными заданиями вверх и вниз по цепочке.
Рассмотрим на примере.
Вы Руководитель небольшой компании. Вам в почту от важного клиента поступил запрос на подготовку ему коммерческого предложения. Как может выглядеть в системе рабочий процесс обработки поступившего запроса:
- Вы одним нажатием создаёте из письма задание. Технические требования от клиента и другие документы из почты попадают в задание. Вы назначаете исполнителем Заместителя и ставите срок исполнения.
- Заместитель так же автоматом создаёт связанное задание Инженеру. В новое задание переносятся документы от клиента и срок исполнения запроса.
- Руководитель увидит, что Инженер получил связанное задание и может периодически проверять информацию о состоянии исполнения задания.
- Инженер создал спецификацию и вложил в задание, полученное от Заместителя. Заместитель проверил спецификацию, скорректировал ценовые параметры и добавил описание.
- Заместитель одним нажатием перенёс спецификацию и описание из своего задания в задание Руководителя.
- Руководитель проверил полученные документы коммерческого предложения и одним нажатием отправил клиенту почтовое сообщение с приложенными документами.
- Запрос отработан! Все задания с созданными документами исполнены и сохранены участниками в своих папках. Права доступа на документы остались у участников процесса — Руководителя, Заместителя и Инженера.
Черновики
Все задания в сервисе создаются в статусе Черновик. В этом статусе они видны только автору. Когда задание полностью оформлено и пришло время поручить его исполнителям, автор переводит задание в статус Выдано. Уходят уведомления, и участники задания могут его видеть. Создание серии черновиков заданий наперёд может быть использовано, например, как простой инструмент планирования дел по проекту.
Статистика по пользователям
Пользователям доступна статистика об использовании системы — сколько за период получено заданий, сколько выдано, сколько просрочено, сколько сделано вложений, сколько накоплено файлов в Хранилище системы и тому подобная полезная информация. Можно оценить рабочую нагрузку любого пользователя и состояние его дел. Администратору доступны сведения по всем пользователям, рядовым пользователям только про себя.
Другое
Кроме прочего, в сервисе реализованы многие довольно стандартные функции, необходимые для эффективной работы:
- настраиваемые пользователем, уведомления в почту о новых заданиях, о новых ответах, об исполнении заданий;
- рассылка напоминаний о назначенных заданиях (в любой момент по инициативе пользователя) в почту или в мессенджеры;
- установка оповещений о мероприятиях в Google Календаре;
- настройка периодичности заданий, повторяющихся по определённому алгоритму;
- многое другое.
Технологии
Сервис Brown Boot Works разработан с использованием языков Javascript, Java, SQL и макетов Google Material Design.
Сервис размещён на платформе Google Cloud Platform, обеспечивающей любое масштабирование производительности и доступность сервиса 99,95% времени.
Посадочные страницы (лэндинги) сервиса разработаны в новом конструкторе New Google Sites, промышленная версия которого появилась осенью 2016 года.
Язык и география
Сервис доступен на русском и английском языке. Сменить язык интерфейса можно в Личных настройках каждого пользователя индивидуально. Также система поддерживает совместную работу со сроками заданий в разных временных поясах.
Монетизация
Предусмотрено полностью бесплатное использование для учётных записей, в которых 1-2 активных пользователя. Мы считаем это частным использованием, то есть не для бизнеса.
От 3-х пользователей подразумевается использование сервиса в бизнес целях по подписке. Подписка стоит 18 долларов США в год на 1 пользователя (для российских компаний оплата в рублях). Подписка оформляется сразу на год, с расчётом на точное количество пользователей. Увеличить число пользователей можно в любой момент, доплатив за новых пользователей на остаток годового периода.
Любой желающий может бесплатно попробовать сервис в действии. Входите с любым количеством пользователей и работайте. Можно ввести до 200 заданий, после чего принять решение о подписке.
Для образовательных доменов G Suite for Education скидка 40% на все подписки. Речь идёт о школах, колледжах и университетах, использующих бесплатные сервисы пакета приложений G Suite для образования.
Все пользователи сервиса Brown Boot Works (как платные, так и бесплатные) имеют доступ к одному и тому же продукту с полностью одинаковым набором функций.
Оплата подписок на данный момент осуществляется только через сервис PayPal.
Выпуск
Сервис находится на стадии раннего использования. Все описанные выше функции доступны. Мы работаем сейчас над малозаметными деталями и оптимизацией производительности. Можно входить и начинать работу. Официальный выпуск промышленной версии намечен на начало марта 2017 года.
