Мой путь в облако Google

Пакет приложений G Suite сейчас наверное наиболее полная, безопасная и экономичная ИТ платформа для малого бизнеса. И это не новость. Облачная платформа Google развивается не первый год. Недавно компания доложила о 3 000 000 компаний, которые используют данное решение. Тем не менее, по оценкам из разных источников, около половины активных пользователей G Suite представляют молодые и высокотехнологичные отрасли экономики - информационные технологии, цифровой маркетинг.

То есть малые и средние компании из традиционных отраслей недостаточно быстро спешат в облако Google. С чем это связано?

Думаю, можно отметить следующие причины - консерватизм, сохранение ранее сделанных инвестиций, трудоемкость переобучения персонала, сложность самостоятельной миграции, недоверие к публичным облакам и так далее. Это нормально. Так было всегда. Высокотехнологичные отрасли формируют моду на новые решения. Далее эта мода распространяется на традиционные отрасли. У этого процесса есть своя скорость, которую трудно изменить.

Google много делает для того, чтобы ускорить процесс миграции бизнеса в свою облачную экосистему. И у него это неплохо получается. Примером может служить моя компания. Я близко познакомился с облачными решениями Google два года назад. Наверное это была любовь с первого взгляда. На сегодняшний день ИТ инфраструктура моего бизнеса полностью размещена в облаке. У нас больше нет серверов в офисе. На офисных компьютерах не установлено ничего, кроме операционной системы Ms Windows. На жестких дисках офисных компьютеров нет никаких файлов пользователей. Все сотрудники выполняют значительную часть своих бизнес функций с использованием персональных мобильных устройств. Часть сотрудников перешли на удаленный режим работы, что ранее казалось проблематичным.

За два года мы проделали хорошую работу по повышению эффективности и мобильности нашего бизнеса. Возможно для кого-то наша эволюция послужит толчком к применению современных технологий коммуникаций и управления в своем бизнеса. Попробую ниже рассказать об основных этапах нашего пути в облако Google.

Там можно хранить фотки!

Все началось с моего нового Android смартфона с хорошей камерой. Выяснилось, что можно автоматически сохранять все фото и видео в облаке бесплатно. Нужно просто создать аккаунт GMail и включить синхронизацию. Инстинкты ИТ специалиста не давали покоя. А можно ли хоть раз в месяц оттуда все выкачивать на съемный диск для сохранности? Да, все легко, отличная встроенная в аккаунт система резервного копирования. Но количество фото стало нарастать как снежный ком и через пару месяцев пришлось себя убедить, что никуда они из облака не денутся.

Там есть место для моих файлов!

Обнаружилось, что то место, где Google хранит мои фото, называется Google Drive. Там имеется 15 гигабайт пространства, которое я могу использовать как владелец аккаунта бесплатно. Отлично. Синхронизировал все свои личные и рабочие папки с документами через облако с рабочим компьютером и с домашним. Теперь я могу прийти с работы домой и продолжить работать с актуальными документами.

Все документы бизнеса - в облако!

Пора вовлекать сотрудников. Если все сотрудники буду хранить рабочие файлы в моем облачном хранилище, то я смогу иметь к ним доступ отовсюду и в любой момент. Я буду сам делать резервное копирование всего хранилища и ничего не пропадет. Если сотрудник уволится, то его рабочие документы останутся в компании. Решено. Структура папок была создана, права разграничены. Управленческая воля была проявлена. Диска правда оказалось маловато. Пришлось купить у Google подписку на 100 гигабайт пространства.

Прощайте Excel и Word!

Для того, чтобы работать с документами и таблицами прямо в облаке, не выгружая их на компьютер, удобно использовать офисный пакет Google Docs. Возможности по работе с текстами и таблицами не такие богатые как в Ms Office. Но у меня же не издательство. Наши потребности по работе с текстами и таблицами с лихвой перекрываются пакетом Google Docs. Немаловажно, данный пакет бесплатный. Переобучение сотрудников не потребовалось, основные функции реализованы для пользователя так же как в пакете Microsoft. На данном этапе пришло осознание того, что синхронизировать файлы из облака с компьютерами более незачем. Все документы в облаке, все программы в облаке. Окном в мир является Google Chrome. Закрыл браузер, и компьютер превращается в пустую железку.

Мобилизация!

Если уж мы никак не привязаны к компьютерам и все наши данные доступны через интернет, то нельзя ли работать со смартфонов и планшетов? Ясно, что можно, но до какой степени? Полностью? На 20, 50, 70 процентов? Сегодня я выполняю на планшете 70% моей работы. Все сервисы Google имеют мобильные приложения. Данные с мобильных устройств автоматически синхронизируются с облаком. Принцип - “никаких данных на устройстве” нам удается в полной мере применять для смартфонов и планшетов. Данный принцип на сегодня является самым лучшим средством от утечки данных, а также от их потери.

Пора покупать G Suite!

Все кто использует личные аккаунты Google для совместной работы в бизнесе рано или поздно начинают осознавать недостатки такого подхода. Все личные аккаунты равноправны, и если пользователь создал документ под своим аккаунтом, то он всегда будет оставаться его владельцем вне зависимости от того, кому он открыл доступ к документу. Данные права владения можно передавать, но делать это на регулярной основе довольно трудно. Такие моменты осложняют управление бизнес контентом и снижают безопасность его хранения.

Возможно вам захочется использовать Google Sites или Google Mail с собственным доменом, добавлять, удалять или приостанавливать пользователей в домене, полноценно управлять правами доступа к контенту, управлять доступом к бизнес данным с мобильных устройств. В нашем случае возможности базового пакета G Suite в конце концов перевесили нежелание покупать подписку.

Где приложения для управления бизнесом?

С первого дня и по сей момент наша команда получает удовольствие от работы в экосистеме, предоставляющей базовые сервисы для коммуникаций, хранения данных, работы с документами и многое другое. Но у нас довольно быстро возникло желание получить больше. Нам нужны были прикладные системы для бизнеса - документооборот, задачи, управление проектами, работа с клиентами, финансовое планирование и учет. В идеале все это должно быть гармонично связано с остальными сервисами экосистемы.

Пришлось обратить свой взор на сторонних разработчиков. На рынке представлено великое множество онлайн сервисов в той или иной мере интегрированных с сервисами Google. Часть из них имеют упоминания об интеграциях с Google “для галочки”, другие в самом деле тесно интегрированы с такими сервисами как GMail, Google Calendar, Google Drive. Что касается бизнес приложений, разработанных именно для облачной экосистемы Google, то вам удастся отыскать таких немного, скорее единицы, чем десятки. Продукты сторонних разработчиков, имеющие отношение к облаку Google, можно выбрать на свой вкус в магазине приложений G Suite Marketplace.

Если вам нужны мощные инструменты для бизнеса с возможностью будущего масштабирования, то следует обратить внимание на Zoho. Это целая платформа с множеством приложений для бизнеса. Есть даже инструменты для визуальной разработки собственных приложений.

Если вас интересует только управление задачами, то обратите внимание на GQueues. Этот продукт как раз разработан именно для Google экосистемы. К сожалению нет русскоязычной версии.

Если ваша компания невелика, но руководителю уже неудобно работать только с таблицами, посмотрите Brown Boot Works. Это легкий мобильный инструмент с нужными базовыми функциями - задачи, совместная работа, продажи, проекты, финансы. Приложение также полностью интегрировано в облако Google.

Заключение

В результате на сегодняшний день постоянные затраты на ИТ в нашей компании не превышают 150 долларов в месяц, плюс оплата доступа в интернет. Нам не требуются услуги специалиста по администрированию ИТ. Владельцам малого бизнеса стоит не жалеть усилий на организацию облачной инфраструктуры управления. Вложенные усилия непременно приведут к повышению эффективности, мобильности и конкурентоспособности бизнеса.

Комментарии