Уже давно прошло то время, когда документы заполнялись исключительно на бумаге. С появлением электронной подписи всё стало намного проще. ЭП — это цифровой аналог вашей подписи.
Сразу хочу отметить, что все подписи, сделанные через сервисы ниже не имеют юридической силы в РФ. Если вы хотите получить настоящую ЭЦП, то вам нужно решение от Контур или СБИС
С помощью сервисов ниже можно просто быстро «подписать» документ, если его лень распечатать, а от вас просят просто скан.
DocuSign (Web, iOS, Android, Windows)
Одно из самых популярных решений для подписания документов, которое можно попробовать бесплатно. Работать с ним легко и просто — загружаете документ, подготавливаете его для подписи и отправляете получателям.
Все ваши документы будут удобно разложены по папкам «Входящие», «Отправленные» и «Черновики». Таким образом, вы всегда будете знать, где что лежит. Ещё у вас будут опции для быстрого просмотра документов, которые требуют от вас каких-то действий, которые вы ждёте, а также неподписанные получателем и все готовые.
Кроме того, здесь есть крутые возможности для упрощения рутинной работы. Например, если вы постоянно отправляете один и тот же контракт, вы можете сделать его шаблон. Просто загрузите в Шаблоны файл (либо используйте документ, который вы уже отправили), заполните все необходимые поля и сохраните.
Также вам будет доступна отчётность, что пригодится, если вы отправляете очень много документов разным людям. Так, на вкладке Отчёты вы сможете посмотреть, сколько документов вы отправили, как быстро люди их подписывают, а также количество, которое всё ещё не подписано.
Что касается стоимости, то DocuSign предлагает два тарифных плана: «Персональный» за 15$/месяц и с возможностью отправки до 5 документов в месяц. И «Стандартный» за 40$ в месяц (за пользователя), при этом вы сможете отправлять сколько угодно документов и получать автоматические напоминания.
HelloSign (Web, iOS, Android)
Ещё один лёгкий в использовании инструмент для подписания документов. Всё предельно просто и понятно — входите в аккаунт, загружаете документ, заполняете нужные поля и отправляете на подпись.
Документы можно загружать как со своего ПК, так и с облачных сервисов (Dropbox, Google Drive, Box, Evernote и OneDrive). Причём это работает в обе стороны, т.е. вы сможете сохранить присланный документ обратно в облако.
Также (на более дорогих тарифах) вы сможете настроить свой фирменный стиль, создавать шаблоны и даже открывать доступ к аккаунту доверенным пользователям.
Есть возможность попробовать HelloSign бесплатно, но при этом вы сможете отправлять только 3 документа в месяц. Для отправки неограниченного количества документов есть план Essentials, цена которого стартует от 20$ в месяц.
Preview (Mac)
А этот вариант станет идеальным для пользователей Mac, поскольку это ПО уже установлено на их компьютере.
Итак, чтобы подписать что-то, открываем нужный документ в приложении. Далее идём в Инструменты > Аннотирование> Подписание> Управление подписями и жмём Создать подпись. Создание подписи происходит с помощью трекпада или камеры вашего устройства.
После этого нажимаем Готово и перетаскиваем подпись туда, где она должна быть. Теперь осталось сохранить и отправить документ. Кстати, ваша подпись также сохранится в Preview, и вы сможете впоследствии вставлять её в другие PDF-документы.
Adobe Acrobat Reader DC (Windows)
К сожалению, в Windows нет такого встроенного решения, как Preview. Однако для этой ОС придумано стороннее и совершенно бесплатное приложение Acrobat Reader DC.
Чтобы подписать в нём что-либо, откройте документ и перейдите в Подписать > Добавить подпись.
Если у вас уже есть готовая подпись в формате PDF, просто загрузите её в приложение. Если нет, сделайте подпись предложенными способами: вбейте своё имя, и прога преобразует его во что-то похожее на подпись, либо нарисуйте подпись с помощью трекпада.
Когда подпись готова, перетащите её в нужное место, сохраните и отправьте документ.
eSignatures.io (Web)
Большинство подобных инструментов ограничивают количество документов, которые можно отправить в месяц, пока вы не перейдёте на более дорогой тариф. И это не всегда выгодно, тем более если ваши потребности в электронном подписании меняются в течение года. Однако eSignatures.io предлагает другие условия.
Для начала зарегистрируйтесь и войдите в аккаунт (это абсолютно бесплатно). Вам будет предложено отправить себе образец контракта, чтобы вы смогли понять, как это работает.
На самом деле сервис больше рассчитан на массовую отправку документов по шаблонам. Но вы можете использовать его и для разового подписания.
Итак, для начала создайте шаблон на соответствующей вкладке. Вы можете создать свой собственный с нуля, взять уже готовый образец или использовать загруженный документ Word. Заполните все необходимые поля и сохраните шаблон.
После этого нужно добавить данные кредитной карты, перейдя в Account> Billing. После этого вы можете отправлять любое количество документов, не беспокоясь о ежемесячной плате или ограничениях на использование, ведь оплата взимается по факту — 0,49$ за документ.
SignWell (Web)
Ещё один сервис для подписания документов онлайн. И он больше подходит для тех, кто отправляет всего 1-3 документа месяц.
Схема работы здесь такая же, как и в предыдущем сервисе: регистрируетесь (можно через аккаунт Google), загружаете документ, отправляете себе (если надо поставить свою подпись) или другому лицу. И хотя интерфейс на английском, всё понятно.
Круто, что вы можете использовать его бесплатно для подписания не более трёх документов в месяц (также вы сможете создать один шаблон). Если вам этого мало, есть платные тарифы — Personal за 10$/месяц с возможностью создавать до 5 шаблонов и отправлять неограниченное количество документов; и Business за 30$/месяц с возможностью создания любого количества шаблонов, настройкой фирменного стиля и другими полезными фишками.
PandaDoc (Web, iOS, Android)
А это решение подойдёт не только для подписания документов, но и для совершения различных сделок с получением оплаты.
Такое возможно благодаря интеграции с платёжными системами (Stripe, Square, PayPal и др.). И чтобы настроить платежи, вам нужно просто подключить одну из систем. Если вам это покажется немного сложным, воспользуйтесь мастером Get Started, который проведёт вас по всем этапам.
После того как вы разберётесь во всём и отправите первый документ, вы сможете следить за ходом его подписания — статус будет отображаться на дашборде.
Что касается стоимости PandaDoc, то вы можете отправлять любое количество документов и платежей бесплатно. Также вы можете перейти на платный тариф Essentials (стоит от 25$ за пользователя в месяц), если хотите создавать шаблоны и получать аналитику документооборота.
signNow (Web, iOS, Android)
Если у вас своя компания, то вы никак не справитесь в одиночку с документооборотом. Для совместной работы с документами есть различные решения, но большинство из них берут немаленькую ежемесячную плату за каждого пользователя. Но не signNow.
Расценки здесь не так кусаются, по сравнению с конкурентными программами. И вы сможете выбрать наиболее подходящий для себя тариф: 20$ за пользователя при ежемесячной оплате, или 8$ за пользователя в месяц при ежегодной оплате.
Работать с приложением несложно — интерфейс будет интуитивно понятен любому. Сразу после регистрации вы сможете пригласить всех, кого посчитаете нужным. Для этого найдите и откройте вкладку Teams (Команды), дайте своей команде имя, а затем добавьте адреса электронной почты всех, кого хотите пригласить.
После создания команды на левой боковой панели появятся Общие шаблоны (SharedTemplates), доступные другим пользователям. В настройках вы также сможете создать папку Shared Documents (Общие документы), где любой сможет увидеть уже готовые документы.
Кроме этого, у вас будет неограниченное количество шаблонов для разных типов документов, а также мобильные приложения — для более удобного использования.
