Любая успешная организация – это тонко налаженные процессы, где на каждом шаге специалисты из разных областей обеспечивают крутые результаты. А для управления этими процессами и людьми необходимы специальные сервисы. Об одном таком я сегодня и хочу рассказать.
Что такое Treerim
Treerim – облачный сервис для управления проектами и процессами внутри компании, с возможностью ведения базы знаний, встроенным мессенджером и многими другими полезными фишками. Своего рода, аналог Jira, Notion и Trello в одном флаконе.
Для пользователей из России будет важным факт — сервис включён в реестр отечественного ПО А значит с оплатой и долгосрочной поддержкой не возникнет никаких проблем.
Сама работа в Treerim построена на базе нескольких модулей, каждый из которых отвечает за решение определённой бизнес-задачи. В итоге вы получаете покрытие всех процессов в едином интерфейсе без необходимости переключаться между приложениями.
Как всё устроено внутри
Управление процессами
Свой обзор я начну с наиболее важного на мой взгляд модуля: Процессы. Благодаря ему вы сможете автоматизировать и упорядочить наиболее рутинные процессы в вашей компании. Например, онбординг новых сотрудников, передача знаний, it-разработка, согласование отпусков или создание контента.
Делается это с помощью создания шаблонов для таких процессов. Создать шаблон под необходимый процесс очень легко благодаря специальному мастеру.
В самом шаблоне есть несколько разделов для заполнения:
- общее описание шаблона;
- ответственные стороны: владелец, наблюдатели, исполнители
- разделение процесса на шаги и подшаги
Про шаги расскажу чуть подробнее. В этом разделе вы можете указать, кто является исполнителем и проверяющим. А самое главное указать конкретные настройки для каждого шага или этапа, как это здесь называется. В настройках можно выставить сроки исполнения, кто может завершить этап, кто передаёт информацию и многое другое.
Чтобы сам шаг был более информативным, к нему можно добавлять различные формы: даты, файлы, поля ввода, опросники, записи из справочника и прочее.
Как я писал выше, у шага могут быть свои подпроцессы, которые можно добавить в этом же мастере. Подпроцессы это скорее мини-задачи, которые нужно (или нет) выполнить на каждом конкретном шаге.
Раздел Статусы и действия позволяет добавить различные кнопки к шагу. У кнопок могут быть заданы собственные названия. В статусе может отображаться прогресс шага, текущий статус и прочее. А среди действий вы найдете, например, возможность взять задачу в работу, отказаться от неё, вернуть на предыдущий шаг.
Сами процессы можно сохранять в черновики или публиковать их. В обоих случаях, они будут отображаться в списке в соответствующем разделе, где их можно удобно мониторить.
Мне приходилось планировать онбординг новых сотрудников в других сервисах. Вариант с шаблонами в Treerim мне показался очень удобным и понятным даже для новичков. Вы сможете разделить шаблон на шаги, понятные всем участникам процессы. А к каждому процессу можно задать индивидуальный набор доступных действий и статусов.
Но есть вещи, которые мне не понравились. Первая – это отсутствие форматирования в описании шаблона и невозможность добавить в него файлы или изображения. Второе – из шаблона нельзя сразу создать сотрудника, должность или отдел.
Управление задачами
После успешного создания шаблона можно перейти к постановке задач в соответствующий раздел. Здесь при нажатии на создание новой задачи вам необходимо выбрать один из шаблонов и уже на его основе пояснить сотруднику, что же от него требуется.
Созданные задачи доступны для просмотра с различными параметрами фильтрации.
При переходе в задачу открывается набор полей, основанный на шаблоне. Здесь сотрудник видит какие этапы необходимо выполнить и все связанную с ними информацию. Можно добавлять информацию о проведённой активности, какие-то ссылки или файлы.
При необходимости из задачи можно перейти на канбан-доску и просмотреть список всех дел поэтапно и списать время на каждый этап. Списать трудозатраты можно также и из самой задачи.
Возможно, я к чему-то не привык или не знаю, но этот раздел мне показался самым неочевидным. При создании задачи ты попадаешь именно в карточку задачи и кнопки Сохранить или Создать просто нет. Задача создаётся и переходит на следующий этап по кнопке “Подтвердить”.
Управление проектами
Прежде чем в этом разделе что-то появится, нужно создать проект. Этот мастер не такой комплексный, как создание шаблона, но все необходимые инструменты присутствуют. Можно задать:
- название проекта;
- описание (с форматированием)
- статус;
- дату старта и окончания;
- планируемые трудозатраты.
Также можно добавить сотрудников, ответственных за проект. А сам проект может быть частью другого проекта. Учтите, что добавить новую задачу или созданную ранее к проекту не получится, пока в нем не будет соответствующий процесс.
На странице проекта можно просматривать задачи, канбан-доску, файлы из задач, процессы, подпроекты, спринты и трудозатраты.
Управление кадрами
В разделе Люди можно добавлять и управлять сотрудниками вашей компании. Работа ведется аналогично остальным разделам и вы можете добавить пользователя, позицию или целый отдел. Соответственно каждый сотрудник относится к определенной позиции в конкретном отделе.
После создания данных во всех трех категориях вы сможете легко просматривать информацию по сотрудникам и отделам.
У каждой из этих сущностей есть своя отдельная карточка, где можно посмотреть все связанные данные. Например, у сотрудника можно посмотреть его недавнюю активность, обратную связь и роли.
Управление базой знаний
Если вы работали с различными wiki-инструментами, тут для вас все будет привычно. В этом разделе можно вести и хранить базу знаний, инструкции и прочие текстовые штуки.
К редактору у меня нет нареканий. Есть базовое форматирование, возможность создавать списки, таблицы, добавлять файлы и медиа. Конечно, есть быстрые ссылки, страницы и подстраницы.
У каждого раздела базы знаний можно разграничить права доступа: владелец, просмотр, редактирование.
Общение внутри компании
В разделе Коммуникация сотрудники могут общаться друг с другом, а руководители отделов рассылать различные оповещения. Логика немного похожа на Slack Телеграм: вы можете создать раздел (папка), а в нем создать канал.
Каналы бывают двух типов: текстовый и для созвонов. Конечно, можно добавлять пользователей с различными правами доступа. Поэтому ничто не мешает создать чат-флудилку или канал с оповещениями без возможности общаться. Ещё одно возможное применение: создать видеочат с кандидатом на должность и провести с ним собеседование без необходимости использовать сторонние сервисы.
В будущем, у видео-каналов появится возможности вести запись.
Контроль трудозатрат
В Трудозатратах сотрудники могут списывать рабочее время на задачи, а руководители просматривать кто чем занимается.
Все устроено достаточно просто, но вот отображением самих затрат мне показалось неинформативным. Сходу понять кто сколько отработал и по каким задачам с текущей логикой верстки сложно. А еще нельзя сбросить фильтрацию после ее применения.
Стоимость
Treerim предлагает бесплатный тариф для команд до 10 пользователей. Платные тарифы обойдутся в 400 рублей в месяц за пользователя, если пользователей 11-500. И 350 рублей в месяц за пользователя, если их 501-1500. Возможна установка на свой сервер.
Различий по функциональности между тарифами нет. Даже бесплатный вариант практически ничем не ограничен. На нем вы не сможете управлять пользователями через ActiveDirectory, настраивать доменные имена и менять внешний вид сайта.
Может показаться, что я недоволен сервисом. Ведь в каждом разделе я нашел к чему придраться. Публичный релиз Treerim состоялся в октябре 2023 года и естественно, что есть какие-то явные недочеты или неудобства для пользователей.
В общих чертах, мне понравился сервис. В каждом разделе есть гибкие настройки фильтрации по всем полям, есть возможность экспорта данных. Сам интерфейс чистый и понятный для пользователя даже без чтения инструкций. Попробуйте в том же Jira или Confluence поработать без опыта?
Treerim может вам не подойти, из-за сильной интеграции с процессами, без которой тут никуда. Но если именно такой вариант работы вы хотели бы применить в вашей компании. Или вы готовы привыкнуть к нему, сервис определенно заслуживает внимания.
Реклама, ООО "Онли"