Чек-листы можно применять в самых различных сферах жизни и работы. Своего рода это такой список дел, которые надо выполнять сразу друг за другом, чтобы всё сделать правильно.
Возьмём, к примеру, закрытие смены в ресторане. Работнику нужно выполнить множество действий и не забыть ни про одно из них, чтобы сделать всё корректно.
Казалось бы, сдал деньги из кассы, поставил на сигнализацию и пошёл. Но нет, нужно зачистить столы, проверить гардероб, проверить, всё ли убрано, помыто и многое другое.
Именно здесь на помощь приходят чек-листы. А мне, как всегда, хочется автоматизировать этот процесс с помощью современных технологий. И здесь на помощь мне пришёл Service Inspector — онлайн и мобильный сервис для управления чек-листами в организациях, контроля за ними и сбора аналитики.
Как работает сервис со стороны админки
Доступ к Service Inspector можно получить через сайт или мобильные приложения для Android и iOS. Процесс регистрации совсем простой, и попробовать почти все возможности можно бесплатно.
От вас требуется указать название организации, выбрать её род деятельности, почту, пароль и всё такое. В зависимости от выбранного типа сервис предложит определённый шаблон чек-листов.
Шаблоны чек-листов
Я выбрал ритейл и получил соответствующие списки дел: выкладка товаров, зона приёмки, КЛН кассира и прочее.
Конечно, можно добавлять и редактировать чек-листы. При создании списка нужно указать название, описание и ограничить его доступность для одной или нескольких должностей. Чек-листы также можно импортировать из файла.
В сами чек-листы можно добавлять блоки. Своего рода это задача, в которой будут содержаться подзадачи. При добавлении блока можно требовать его выполнения от сотрудника или оставить его опциональным.
В качестве подзадачи может быть несколько вариантов:
- Вопрос, который потребует ответа «Да» или «Нет» от сотрудника;
- Слайдер — оценка по шкале от 0 до 10;
- Строка ввода со свободным вводом текста;
- Текст — то же самое, что и строка. Но текста можно ввести больше.
В зависимости от выбранного типа немного меняются параметры, доступные для настроек. Вы можете выбрать, в какой блок добавить задачу, выставить у неё приоритет, задать описание. В случае с вопросом — его можно задать в конце заполнения чек-листа. А слайдер может потребовать добавление фотографии.
По окончании настройки чек-листа можно дополнительно настроить параметры создаваемого по нему отчёта. Либо оставить значения по умолчанию.
Пройденные чек-листы
В этом разделе руководитель организации может просматривать пройденные сотрудниками списки дел. Для удобной навигации предусмотрена фильтрация по дате, типу чек-листов, проверяемым объектам, проверяющим и проверяемым должностям.
При клике на отчёт можно просмотреть результаты его выполнения, комментарии и фотографии. Также его можно отправить на почту.
Отчёты, отобранные по фильтру, можно выгрузить в Excel-файл. В нём будет содержаться лишь базовая информация о статусе завершения, проверяющем и исполнителе, датах выполнения и организации.
Задачи
Вместо чек-листов сотруднику можно выдавать конкретные задачи. Такая задача у сотрудника отобразиться в отдельном пункте меню. Вы можете задать описание, срок выполнения, указать роль сотрудника, объект и комментарий.
Задачи бывают в статусах: В ожидании, В процессе, Выполнена и Невозможно выполнить.
Расписание
В этом разделе можно задать повторяемость для выполнения чек-листов. Как обычно, нужно указать исполнителя и проверяющего, объект и задать параметры повторяемости со сроком выполнения.
После чего вы сможете отслеживать запланированные и прошедшие проверку.
Отчётность
Здесь можно получать и анализировать отчёты по чек-листам, по пунктам, по сотрудникам и объектам. А также отслеживать информацию в динамике.
В отличие от пункта Пройденныечек-листы, здесь нельзя посмотреть информацию по конкретному списку дел. Вместо этого здесь отображается сводная статистика по выполняемости каждого пункта из чек-листов.
Так можно быстро понять, какие проверки излишни или где чаще всего факапят сотрудники.
Управление организацией
В этом разделе Service Inspector можно добавлять сотрудников и управлять их ролями в организации, указывать должности, изменять проверяемые объекты, настраивать почтовые рассылки. Общепит может легко настроить интеграцию с сервисом iiko.
Service Inspector для сотрудников
Как я говорил в начале, сервис доступен через веб-интерфейс и мобильные приложения. Войти через браузер может только сотрудник с правами администратора. А вот рядовые работники будут работать с сервисом через мобильные приложения.
Сами приложения по возможностям и дизайну не отличаются между платформами. При авторизации сотрудник получает доступ к тем возможностям и спискам, которые доступны для его должности.
По сути от работника требуется открыть электронный список задач, пройти их и сохранить результат. Также можно просматривать уже пройденные чек-листы и выполнять разовые задачи.
Стоимость
В Service Inspector есть три тарифа, один из которых позволяет бесплатно попробовать все возможности в течение недели.
После чего предлагается перейти на базовый тариф за 2 000 рублей в месяц за организацию. В этом случае вы сможете добавить в сервис до пяти сотрудников, получите доступ к API, 50 Гб в облаке, приоритетную техподдержку и помощь по внедрению.
Если этого вам покажется мало, то можно заказать индивидуальный тариф по индивидуальной стоимости в зависимости от ваших задач.
Я согласен с тем, что по своей сути Service Inspector ничем не отличается от обычных списков задач. Аналогичные задачи можно решить бесплатно в Microsoft ToDo или Google Tasks.
Не исключаю, что есть более крутые аналоги с большей функциональностью. Я не изучал этот вопрос, так как мне не нужно управлять сотрудниками.
Однако мне показалось, что Service Inspector отлично смог оцифровать бумажные чек-листы. Благодаря чему появился хоть какой-то видимый контроль за их выполнением и отслеживание этого в динамике. Service Inspector не перегружен возможностями, а решает базовые задачи на простом и понятном каждому уровне.
Для небольших организаций стоимость невысокая, а за неделю тестового периода можно легко понять, насколько необходим такой сервис именно вам.