С тех пор как я открыл для себя Evernote, я стал оцифровывать все хоть сколько-то важные документы. Таким образом, у меня собралась база данных, в которой я могу легко найти нужную мне важную бумажку.
Однако хранить важные штуки где-то там в облаке не всегда безопасно. Особенно после ухода иностранных компаний. Альтернативой в данном случае может быть развёртывание собственного хранилища документов.
И такое решение есть
Paperless-home — это уже развёрнутая версия paperless-ngx, который, в свою очередь, имеет открытый код, и любой желающий может развернуть систему хранения, индексации и обработки документов на своём собственном сервере.
В рамках этого обзора я расскажу именно про Paperless-home, потому что я криворукий и не в состоянии собрать что-то самостоятельно. Но при установке paperless-ngx вы получите те же самые возможности.
Что может Paperless-home
Хранение документов
У сервиса есть демоверсия, поэтому вы можете поиграться с ним без регистрации и даже загрузки собственных документов. Но учтите, что все данные, загруженные вами в демоверсии, остаются видны другим пользователям.
После авторизации вас ожидает Главная страница с перечнем всех последних документов. Отсюда можно перейти к документу, просмотреть его, скачать. А также ознакомиться с общей статистикой вашей базы данных.
Отсюда же можно загрузить новый документ. А после его загрузки вы сможете добавить необходимые пометки для его категоризации.
Причём этих данных очень много. Кроме банальных заголовков, описаний и тегов, есть возможность добавить архивный номер, корреспондентов и хранилище, где на самом деле хранится документ.
Также при загрузке сразу же распознаётся содержимое документа, которое попадает в его описание. Фишка отлично работает с офисными файлами на русском языке.
Есть ещё метаданные, примечания и история обработки документа, но это уже не так интересно. А вот что интересно, так это возможность сразу найти похожие документы, разделить файл или поделиться им с помощью ссылки.
В разделе Документы доступен просмотр всех файлов, которые на первый взгляд лежат здесь в большой непонятной куче.
На самом деле куча очень даже понятная. На верхней панели у вас есть область поиска по любым параметрам документа, а правее находятся фильтры. С их помощью можно быстро открыть нужную «папку», в которой будут храниться только нужные вам данные.
Чтобы в будущем не тыкать фильтры и поиск каждый раз, представления можно сохранять и добавлять их на панель слева или на Главную. Так можно создать привычные подобным приложениям папки. Создавать подпапки не получится.
Автоматическая обработка
В разделе Управление можно управлять и просматривать различные категории хранения документов. Можно просмотреть все метки, корреспондентов, места хранения и прочее.
Интересная фишка, которая находится здесь же, — Рабочие процессы. Это такой автоматизатор, типа Zapier или IFTTT. С его помощью можно настроить автоматическую обработку документов при наступлении определённых событий.
Аналогичным образом можно настроить обработку документов из вашего почтового сервера. От вас требуется указать параметры IMAP для подключения к нему, а затем настроить правила обработки писем.
Кстати, документы можно автоматически обрабатывать сразу после сканирования. Для этого можно открыть сканеру доступ к сервису по FTP или через WebDav.
Настройки хранения
В разделе Настройки можно настроить основные параметры работы Paperless-home, выставить права доступа, а также поменять внешний вид панелей.
Здесь же можно найти настройки для совсем продвинутых ребят, которые понимают, что делают. Например, вы можете более тонко настроить работу встроенного OCR.
Мобильные приложения
У Paperless-home есть мобильные приложения для Android и iOS, но рассказать про них я не могу. Авторизоваться на демосервере у меня не получилось, процесс завис на этапе аутентификации.
Стоимость
Как я писал в начале статьи, вы можете развернуть paperless-ngx на своём сервере и получить все описанные фишки по себестоимости. Если вы хотите, чтобы всё было сделано за вас, то у Paperless-home есть бесплатный тариф. На нём вам доступно 200 Мб хранилища, 1 vCPU, и объём файлов ограничен 8 Мб.
Платные тарифы начинаются от €59 евро в год. Сами тарифы отличаются лишь объёмами. Также только на платных тарифах есть импорт документов и работа по FTP и WebDav.
Выводы
Из-за того, что у меня не завелась демоверсия Paperless-home на мобилке, я не до конца уверен в полезности этого сервиса. Наверняка это решаемый вопрос, но первое впечатление подпорчено.
Что касается веб-версии, то это оказался действительно хороший инструмент для хранения и категоризации бумажной волокиты. Есть автоматизация, поддержка физических сканеров, OCR работает без нареканий. Правда, у вас не будет офлайн-доступа к хранилищу, что для многих может быть минусом.
Как минимум, я рекомендую вам ознакомиться с демкой сервиса, если вы в поисках решения для хранения документов.