Бизнес, связанный с приёмом и размещением гостей, предполагает большие потоки информации и, соответственно, обработку и передачу данных. Также существенным моментом здесь выступает управление потоками информации и максимум удобства в работе.
То есть для таких объектов, как гостиницы, отели, гостевые дома, хостелы, кемпинги, санатории и т.д., на первый план выходит скорейшее формирование необходимых данных, их своевременная передача и качественная отчётность.
Необходимо учитывать и тот факт, что администрирование данных в этом секторе осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, поэтому любой вариант управления должен основываться на их соблюдении.
Одним из наиболее эффективных решений управления гостиницами и отелями на сегодняшний день, по мнению экспертов, является сервис Контур.Отель, позволяющий в режиме одного окна качественно управлять объектами.
Также сервис помогает обеспечивать бронирование номеров, отслеживать наличие свободных мест в гостиницах, контролировать процесс заезда и выезда постояльцев, отслеживать оплату за предоставленные услуги, обеспечивать предоставление других услуг гостям, а также передавать данные обо всех постояльцах правоохранительным органам.
Вся деятельность осуществляется в режиме онлайн, при этом количество одновременно работающих в сервисе лиц не ограничивается.
На кого рассчитан данный сервис
Прежде всего, он подходит для всех организаций, занимающихся приёмом и размещением гостей, в том числе гостиниц, гостиничных домов, пансионатов, отелей, хостелов, санаториев, организаций, сдающих в аренду апартаменты, и пр. То есть сервисом могут пользоваться не только крупные организации гостиничного бизнеса, но и небольшие компании, предоставляющие услуги размещения и отдыха. И в этом существенный плюс сервиса, поскольку, как правило, программы, разрабатываемые для крупных гостиничных сетей, по своим параметрам не подходят для небольших объектов. В рамках же сервиса Контур.Отель они получают возможность по доступной цене эффективно управлять объектами.
Что касается конкретных пользователей сервиса, к ним относятся сотрудники бухгалтерской службы, администраторы и другие лица, отвечающие за различные вопросы деятельности гостиниц и отелей.
Возможности Контур.Отель
Помимо того что он подходит для широких категорий заказчиков услуг, здесь следует подробно рассмотреть и другие опции, предлагаемые сервисом.
Качественное администрирование номерного фонда
Это основной вопрос, стоящий перед каждым гостиничным объектом, так как нужно не только вести корректный учёт свободных и занятых номеров, но и правильно презентовать их для потенциальных постояльцев. В этом плане сервис Контур.Отель предлагает следующие возможности:
- Всегда под рукой актуальная информация о количестве свободных и занятых номеров;
- Нет необходимости каждый раз передавать данные о бронировании следующей смене (сервис сразу выдаёт необходимые сведения);
- Опция ввода данных о бронировании, заезде и выезде сотрудниками, ответственными за соответствующее направление;
- Прямая связь сервиса с основными площадками, на которых осуществляется бронирование номеров;
- Исключение накладок, связанных с бронированием и подготовкой номеров для заезда новых гостей (сервис отражает все пересечения в разрезе заезда и выезда);
- Своевременная уборка и подготовка номеров для заезда (в сервисе сохраняются данные о последней проведённой уборке, за счёт чего можно контролировать процесс уборки и планировать распределение ответственного за это персонала);
- Отслеживание в режиме реального времени оплаты услуг гостиницы;
- Эффективный фидбэк (фиксируются все пожелания клиентов).
Отдельно следует сказать об управлении номерным фондом при размещении информации в открытом доступе. С помощью сервиса гостиницы могут повысить свою привлекательность следующим образом:
- Создавая базы данных номеров с подробным описанием;
- Распределяя их по уровню комфортности;
- Загружая фото и видео;
- Составляя досье по каждому номеру (категория, тариф, услуги и пр.);
- Управляя другими услугами (парковка, питание, экскурсии и т.д.).
Так Контур.Отель позволяет эффективно управлять фондом как в самой гостинице, так и в плане его представления будущим гостям.
Бронирование в режиме онлайн
Контур.Отель, подключённый к основным площадкам бронирования номеров в интернете, обеспечивает приём заказов в режиме реального времени. Теперь за бронь отвечает не конкретный сотрудник, а сам сервис, из которого нужно лишь брать данные по соответствующим запросам. С учётом этого можно заранее планировать заезд, вовремя подготовиться к раннему либо позднему заезду гостей и привести в порядок заказанный номер. Бронирование через Контур.Отель также обеспечивает:
- Упрощённый порядок работы с помощью специально созданной шахматки (бронь, сделанная на одной из открытых площадок, автоматом копируется в неё, и больше нет нужды контролировать процесс внесения сотрудниками данных о новых заказах);
- Моментальное поступление данных о брони;
- Доступность актуальной информации о бронировании;
- Быстрое поступление данных об отказе от сделанной брони;
- Быструю передачу данных о новых условиях заселения и тарифах на открытые площадки бронирования.
Регистрация постояльцев и передача данных органам МВД
Сервис обеспечивает быстрое внесение необходимых данных о прибывающих и их своевременную передачу правоохранительным органам за счёт следующих опций:
- Данные по прибывающим и убывающим можно вносить непосредственно в сервисе, используя форматы xml и csv;
- Можно формировать как массовую отправку данных, так и отдельно — по заезжающим;
- Быстрое снятие с учёта (буквально за один клик информация об этом отправляется в МВД);
- Быстрый ввод данных о постояльце (настроены все требуемые разделы);
- Отсутствие необходимости отправлять курьера с информацией по гостям в УВД.
Удобная настройка тарифов
Выражается в том, что с помощью Контур.Отель становится возможным:
- Настраивать их в календаре в разбивке по номерам;
- Быстро вносить изменения в описание тарифа;
- Вводить новые сведения по нему;
- Создавать особые условия;
- Добавлять данные о проводимых акциях;
- Варьировать тарифы по сезонам;
- Быстро реагировать на изменение рыночной конъюнктуры.
Быстрый и качественный расчёт курортного сбора
В Контур.Отель становится возможным не только быстро рассчитать сумму данного сбора, но и сформировать по нему отчётность за соответствующий период. Расчёт производится самим сервисом, и больше нет нужды тратить силы на составление таблиц в Excel. Для этого в настройках нужно составить запрос о проведении расчёта, его периоде, ввести ставку сбора, установленную властями региона. Сервис производит расчёт, и пользователь может увидеть, за какой период он был проведён, после чего произвести оплату. Отчёт по сбору также доступен для просмотра и скачивания.
Возможности повышения числа продаж в свободном доступе
Плюс данного сервиса, как уже было сказано ранее, не только в эффективном администрировании гостиниц, но и в том, что он создаёт широкие возможности увеличения прямых продаж на открытых площадках. Именно за счёт этого обеспечивается экономия средств на отказе от услуг посредников (и соответствующих комиссионных), в результате чего можно сделать более привлекательным предложение для постояльца.
Поступающие посредством открытых площадок на электронную почту заявки на бронирование номеров не нужно переносить в шахматку, так как это производится автоматически (доступные для заселения номера в отеле обновляются в режиме онлайн).
При помощи сервиса можно эффективно продвигать веб-страницу отеля в интернете, в том числе и в соцсетях.
Ещё одним плюсом является то, что все желающие забронировать номер в отеле могут это сделать из любой точки и с любого устройства. Для этого они могут использовать виджет сайта, помогающий быстро подобрать дату, номер по уровню комфортности, стоимость и сопутствующие услуги. И после того, как гостем забронирован номер, бронь сразу же отражается в календаре бронирования, используемом администрацией гостиницы.
Кассовый модуль
Также имеется опция настроенного кассового программного обеспечения, с помощью которого можно в любой момент получить данные об оказанных услугах и выводить на печать чеки об оплате. Кассовый модуль интегрирован с веб-сервисом Контур.Отель.
Круглосуточная техническая поддержка
В деятельности отелей данное условие является особенно важным, поскольку объекты работают 24 часа в сутки, и квалифицированная помощь может понадобиться как днём, так и ночью. В сервисе действует онлайн-поддержка экспертов и специалистов, обеспечивающих решение технических вопросов пользования опциями Контур.Отель.
Тарифы
Сегодня предлагаются три тарифных плана:
- «Система управления отелем» (годовое обслуживание — 9 тыс. руб., плата за полугодие — 7,2 тыс. руб.);
- «ФМС.Стандарт» (годовое обслуживание — 22 тыс. руб., полугодовое — 17,6 тыс. руб.);
- «Комплекс Контур.Отель» (51 тыс. руб. за годовое обслуживание).
По тарифу «Система управления отелем» можно получить услуги по ведению календаря бронирования, администрирования номерного фонда, фиксации бронирования в шахматке, заселения и выезда гостей, в том числе раннего и позднего.
Помимо этого, дополнительно можно подключить менеджер каналов бронирования (11 тыс. руб. в год), модуль онлайн-бронирования (9 тыс. руб. в год) и кассовый модуль (2,8 тыс. руб. в год).
«ФМС.Стандарт» обеспечивает миграционный и регистрационный учёт всех постояльцев, а также электронный документооборот отеля с органами УВД.
Наконец, «Комплекс Контур.Отель» включает в себя опции двух первых планов, а также менеджер каналов бронирования и модуль бронирования в режиме онлайн.
С учётом изложенного выше материала, а также экспертных оценок, можно констатировать, что сервис Контур.Отель — это:
- Решение для всех категорий объектов гостиничного бизнеса;
- Быстрое и качественное администрирование номерного фонда;
- Моментальный приём и оформление брони;
- Формирование пакета с учётом услуг для конкретного номера;
- Грамотное продвижение отеля в интернете, включая социальные сети;
- Максимум удобств в использовании;
- Существенная экономия средств на некоторых расходных статьях.
В общем и целом, Контур.Отель представляется эффективным и доступным по цене сервисом, обеспечивающим стабильное функционирование объекта.
