Kaspersky

Я всегда не любил бумажки, а с переходом на ИП бумажек оказалось больше, чем я думал. Каждый раз рекламодатель просил отправить оригинал счёта, договора и актов. А потом они ко мне возвращались, но уже подписанные.

Многие компании и мои коллеги, независимо от своей юридической формы, для этого используют услуги почтовой или курьерской службы. А я решил попробовать ЭДО, и совсем не жалею. Я даже не знаю, сколько я плачу за ЭДО, настолько это дёшево.

Что такое ЭДО

ЭДО (или электронный документооборот) — это такая система, которая позволяет обмениваться всеми корпоративными бумажками в полностью электронном виде. Любой документ можно подписать и провести его согласование между всеми заинтересованными лицами. Обмен и подписи имеют такую же юридическую силу, как и настоящие бумажки.

Почему Контур.Диадок

Контур.Диадок — сервис для ЭДО от знаменитой Эльбы, которая славится своими удобными приложениями для бизнеса. И в этом случае ребята не подвели.

От знакомых я часто слышу жалобы, что ЭДО — неудобно. Подписывать документы можно только на Windows и в Internet Explorer. Всё тупит и лагает. Возможно, в других сервисах это так, но в Диадоке всё работает действительно просто.

Для кого полезен

Если вы юридическое лицо и вам надо обмениваться документами с другими организациями и государственными структурами, то ЭДО вам просто необходим.

Бухгалтеру будет проще работать с вашими контрагентами. Налоговая и суды принимают такие документы и не требуют оригиналы. Отправка и получение документов работает мгновенно, как по электронной почте. Вы сразу же можете внести необходимые правки. Есть интеграция с 1С и подобными системами. Есть несколько статусов документа: доставлен, подписан, отказ в подписи.

Вы сможете не только сэкономить на бумаге, печати и хранении, но и на доставке документов. В Диадоке вам помогут настроить обмен документами с теми контрагентами, которые работают с другими системами ЭДО. Вы платите только за фактические подписи, а само хранение документов бесплатно и бессрочно.

Сервис можно легко интегрировать в текущий бизнес-процесс. У Диадока открытое API (Full REST HTTPS API) и есть готовые интеграции с 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint.

Как подключить

Подключение к Контур.Диадок происходит достаточно легко. Нужно оставить заявку на сайте, после чего специалисты свяжутся с вами и сообщат о дальнейших действиях.

Что происходит дальше, мне сложно сказать, так как я подключался задолго до пандемии, и, возможно, сейчас процессы изменились.

В моём случае мне нужно было перейти дорогу до ближайшего офиса компании, которая выдаёт электронные подписи. Там надо было заплатить небольшую денежку, и через 10 минут выйти со специальной флешкой, на которой хранится вся необходимая информация для подписания документов.

Затем в браузере нужно было зайти на специальную страницу, с которой запускалась автоматическая загрузка и установка всех необходимых файлов и приложений. Сразу скажу, что про существование этих файлов можно сразу же забыть. Они необходимы для работы системы, но вам лично вообще не нужно думать, что это за файлы, где они лежат и как их запустить.

Если самостоятельно не удаётся настроить ЭДО, то всегда можно обратиться в техподдержку по почте, телефону или через мессенджер. Если будет совсем сложно, специалист может подключиться по удалёнке и всё настроить самостоятельно.

После этого вход в сервис выглядит так:

  • Вы вставляете флешку с подписью в компьютер.
  • Переходите в Диадок.
  • Авторизуетесь.

Возможности Контур.Диадок

Создание, отправка и получение документов

Документы можно загрузить вручную, через 1С или создать прямо во встроенном редакторе сервиса.

Счета, акты и накладные при этом проходят автоматический форматный контроль. Так можно сразу же выявить базовые ошибки, вроде номера ИНН или КПП.

После создания или загрузки документа нужно заполнить некоторые поля и выбрать контрагента. Нажать Подписать и отправить, и документ полетит к вашим коллегам из другой организации.

Полученные документы отображаются в папке «Входящие», где их можно подписать буквально нажатием одной кнопки. С помощью Контур.Диадок также можно настроить обмен УПД.

Если документ требует согласования, то при нажатии на соответствующую кнопку он переместится в папку «Требующие обработки». Откуда ответственные сотрудники смогут произвести необходимые для согласования действия.

Все действия можно выполнять массово сразу для нескольких документов.

Обзор модуля Взаиморасчётов для Контур.Диадок
Модуль взаиморасчётов Контур.Диадок поможет своевременно получать корректные данные по расчётам и видеть несостыковки в них.

Распределение документов

В Контур.Диадок можно создать цифровую «копию» вашей организации. В сервисе есть настройка доступа сотрудников к документам, при которой они будут видеть документы.

С одним документом могут работать одновременно несколько сотрудников.

Хранение документов

Хранение документов в Диадок может быть более безопасным, чем внутри вашей организации. Во-первых, вы исключаете физические копии документов. А во-вторых, за хранение данных отвечают профессиональные специалисты, что избавит вас от такой головной боли, как настройка IT-инфраструктуры под это дело.

Документы автоматически сохраняются в системе, и найти нужный можно спустя десятилетия — благодаря удобному поиску.

Любая организация обязана хранить документы не менее пяти лет. А Диадок делает это за вас, ещё и бессрочно.

Если у вас всё же есть необходимость хранения документов у себя, то можно настроить выгрузку в локальное хранилище и создать структурированный архив.

Поиск контрагентов

Добавить контрагента можно с помощью поиска по названию или ИНН организации. Либо просто загрузить список.

После этого создаёте приглашение для начала электронного документооборота, куда можно добавить комментарий или вложить информационное письмо о переходе на ЭДО.

Отправить приглашение можно любому контрагенту, даже если его нет в Диадоке. В этом случае можно будет настроить интеграцию для работы с его системой, или ему будет предложено подключиться к сервису.

Документооборот с контролирующими органами

С помощью Контур.Диадок можно настроить обмен УПД. Сервис интегрирован с другим сервисом для сдачи отчётности — Контур.Экстерн. Поэтому для отправки документов в ФНС и прочие органы достаточно пары кликов.

Стоимость

Стоимость использования Контур.Диадок зависит от количества исходящих документов. То есть подписывать входящие документы можно бесплатно.

А вот за 250 исходящих документов придётся заплатить 1900 рублей, что составляет 7,6 рубля за один документ.


Я уже очень давно пользуюсь Контур.Диадок, и рекомендую его каждому, кто мучается с бумажными документами. Здесь действительно очень просто настроить работу с сервисом и начать работу. А для подписи документа нужно всего несколько нажатий.

Попробовать Контур.Диадок

Controlly — приложение для управления Mac с помощью джойстика от игровых приставок
Скидки недели