[Скидка] Обзор Контур.Диадок. Сервис для электронного документооборота

Я всегда не любил бумажки, а с переходом на ИП бумажек оказалось больше, чем я думал. Каждый раз рекламодатель просил отправить оригинал счёта, договора и актов. А потом они ко мне возвращались, но уже подписанные.

Многие компании и мои коллеги, независимо от своей юридической формы, для этого используют услуги почтовой или курьерской службы. А я решил попробовать ЭДО, и совсем не жалею. Я даже не знаю, сколько я плачу за ЭДО, настолько это дёшево.

Что такое ЭДО

ЭДО (или электронный документооборот) — это такая система, которая позволяет обмениваться всеми корпоративными бумажками в полностью электронном виде. Любой документ можно подписать и провести его согласование между всеми заинтересованными лицами. Обмен и подписи имеют такую же юридическую силу, как и настоящие бумажки.

Почему Контур.Диадок

Контур.Диадок — сервис для ЭДО от знаменитой Эльбы, которая славится своими удобными приложениями для бизнеса. И в этом случае ребята не подвели.

От знакомых я часто слышу жалобы, что ЭДО — неудобно. Подписывать документы можно только на Windows и в Internet Explorer. Всё тупит и лагает. Возможно, в других сервисах это так, но в Диадоке всё работает действительно просто.

Для кого полезен

Если вы юридическое лицо и вам надо обмениваться документами с другими организациями и государственными структурами, то ЭДО вам просто необходим.

Бухгалтеру будет проще работать с вашими контрагентами. Налоговая и суды принимают такие документы и не требуют оригиналы. Отправка и получение документов работает мгновенно, как по электронной почте. Вы сразу же можете внести необходимые правки. Есть интеграция с 1С и подобными системами. Есть несколько статусов документа: доставлен, подписан, отказ в подписи.

Вы сможете не только сэкономить на бумаге, печати и хранении, но и на доставке документов. В Диадоке вам помогут настроить обмен документами с теми контрагентами, которые работают с другими системами ЭДО. Вы платите только за фактические подписи, а само хранение документов бесплатно и бессрочно.

Сервис можно легко интегрировать в текущий бизнес-процесс. У Диадока открытое API (Full REST HTTPS API) и есть готовые интеграции с 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint.

Как подключить

Подключение к Контур.Диадок происходит достаточно легко. Нужно оставить заявку на сайте, после чего специалисты свяжутся с вами и сообщат о дальнейших действиях.

Что происходит дальше, мне сложно сказать, так как я подключался задолго до пандемии, и, возможно, сейчас процессы изменились.

В моём случае мне нужно было перейти дорогу до ближайшего офиса компании, которая выдаёт электронные подписи. Там надо было заплатить небольшую денежку, и через 10 минут выйти со специальной флешкой, на которой хранится вся необходимая информация для подписания документов.

Затем в браузере нужно было зайти на специальную страницу, с которой запускалась автоматическая загрузка и установка всех необходимых файлов и приложений. Сразу скажу, что про существование этих файлов можно сразу же забыть. Они необходимы для работы системы, но вам лично вообще не нужно думать, что это за файлы, где они лежат и как их запустить.

Если самостоятельно не удаётся настроить ЭДО, то всегда можно обратиться в техподдержку по почте, телефону или через мессенджер. Если будет совсем сложно, специалист может подключиться по удалёнке и всё настроить самостоятельно.

После этого вход в сервис выглядит так:

Вы вставляете флешку с подписью в компьютер.
Переходите в Диадок.
Авторизуетесь.

Возможности Контур.Диадок

Создание, отправка и получение документов

Документы можно загрузить вручную, через 1С или создать прямо во встроенном редакторе сервиса.

Счета, акты и накладные при этом проходят автоматический форматный контроль. Так можно сразу же выявить базовые ошибки, вроде номера ИНН или КПП.

После создания или загрузки документа нужно заполнить некоторые поля и выбрать контрагента. Нажать Подписать и отправить, и документ полетит к вашим коллегам из другой организации.

Полученные документы отображаются в папке «Входящие», где их можно подписать буквально нажатием одной кнопки. С помощью Контур.Диадок также можно настроить обмен УПД.

Если документ требует согласования, то при нажатии на соответствующую кнопку он переместится в папку «Требующие обработки». Откуда ответственные сотрудники смогут произвести необходимые для согласования действия.

Все действия можно выполнять массово сразу для нескольких документов.

Распределение документов

В Контур.Диадок можно создать цифровую «копию» вашей организации. В сервисе есть настройка доступа сотрудников к документам, при которой они будут видеть документы.

С одним документом могут работать одновременно несколько сотрудников.

Хранение документов

Хранение документов в Диадок может быть более безопасным, чем внутри вашей организации. Во-первых, вы исключаете физические копии документов. А во-вторых, за хранение данных отвечают профессиональные специалисты, что избавит вас от такой головной боли, как настройка IT-инфраструктуры под это дело.

Документы автоматически сохраняются в системе, и найти нужный можно спустя десятилетия — благодаря удобному поиску.

Любая организация обязана хранить документы не менее пяти лет. А Диадок делает это за вас, ещё и бессрочно.

Если у вас всё же есть необходимость хранения документов у себя, то можно настроить выгрузку в локальное хранилище и создать структурированный архив.

Поиск контрагентов

Добавить контрагента можно с помощью поиска по названию или ИНН организации. Либо просто загрузить список.

После этого создаёте приглашение для начала электронного документооборота, куда можно добавить комментарий или вложить информационное письмо о переходе на ЭДО.

Отправить приглашение можно любому контрагенту, даже если его нет в Диадоке. В этом случае можно будет настроить интеграцию для работы с его системой, или ему будет предложено подключиться к сервису.

Документооборот с контролирующими органами

С помощью Контур.Диадок можно настроить обмен УПД. Сервис интегрирован с другим сервисом для сдачи отчётности — Контур.Экстерн. Поэтому для отправки документов в ФНС и прочие органы достаточно пары кликов.

Стоимость

Стоимость использования Контур.Диадок зависит от количества исходящих документов. То есть подписывать входящие документы можно бесплатно.

А вот за 250 исходящих документов придётся заплатить 1900 рублей, что составляет 7,6 рубля за один документ.

По коду PARTNER новые пользователи могут получить скидку 20%. В акции участвуют тарифы «250 документов», «600 документов», «1200 документов» и «3000 документов».

Я уже очень давно пользуюсь Контур.Диадок, и рекомендую его каждому, кто мучается с бумажными документами. Здесь действительно очень просто настроить работу с сервисом и начать работу. А для подписи документа нужно всего несколько нажатий.

Попробовать Контур.Диадок

#Обзор #Скидки #web #Контур.Диадок