Раньше мы использовали иностранные сервисы в первую очередь из-за их раскрученности и популярности среди коллег по цеху. А всё это время где-то в уголке таились отечественные аналоги, про которые вдруг все начали вспоминать. Вот о сервисе для управления бизнес-задачами я сегодня и хочу рассказать.
О чём пойдет речь
Kaiten — веб-система управления бизнесом по типу Trello и Asana, которая позволяет работать с задачами, вести совместную базу знаний, с поддержкой Scrum и Kanban и прочими важными плюшками.
К сожалению, нативных мобильных приложений у системы нет, но обычная мобильная версия вполне справляется со своей работой. Поэтому в рамках этого обзора я остановлюсь на десктопной версии.
Первый старт
Для регистрации в Kaiten нужно указать мобильник, почту, размер команды (от одного до более 80 человек) и выбрать домен.
После чего вам будет предложено перейти сразу к работе с сервисом или заказать обратный звонок, во время которого специально обученный человек расскажет, куда тут жать вообще.
Я выбрал первый вариант, и поэтому на следующем шаге у меня попросили выбрать тарифный план, который зависит от региона.
Честно говоря, шаг странный. У меня был включён VPN с сервером в Финляндии, и выбрать такую страну в Kaiten можно, как и остальные страны мира. Но вот тарифов для финнов не завезли. Зачем тогда предлагать? К счастью, вручную можно выбрать родную Россиюшку. И затем выбрать тарифный план, на котором вы собираетесь работать. О них я расскажу в конце статьи, но есть и бесплатные варианты.
Что есть внутри
В зависимости от выбранного тарифа у вас будут доступны разные модули в Kaiten. Но по умолчанию вас ожидает рабочее пространство, чем-то напоминающее Trello. У него можно сразу поменять визуальное отображение: доски (как на скрине), списки, таблица, Timeline или календарь.
Про логику работы с Kanban- или Scrum-проектами я рассказывать не буду. Во всех сервисах это реализовано плюс-минус одинаково. Но на всякий случай расскажу, какие типы информации можно добавлять в колонки, дорожки и карточки.
Карточки
Конечно, можно указать заголовок, сроки выполнения и метки. Для дедлайнов можно дополнительно активировать чек-бокс Срочно, что придаст визуальную окраску задаче, а также добавить напоминание. Ещё интересный чек-бокс — Не позднее. Он означает, что если дедлайн профакаплен, то над задачей нужно прекратить работу.
Сами задачи могут содержать чек-листы с отображением процента завершённости задачи. Таски в чек-листах можно также назначать на определённого человека и добавить дедлайн. Есть поддержка Markdown.
Отдельно хочу отметить, что можно добавить Критерии приёмки, которые, по сути, дублируют возможности чек-листов.
Также к карточке можно добавлять ссылки, файлы с компьютера или Google Drive и Dropbox, указывать родительские и дочерние карточки. Если этой информации всё ещё не хватает, можно добавить одно или несколько пользовательских полей самых различных типов.
В комментариях к карточке также можно добавлять не только текст, но и различное дополнительное содержимое.
Ещё есть возможность запустить таймер, переместить карточку на следующий этап работы, заблокировать карточку, поделиться ссылкой на неё (в том числе и с внешним миром), и ещё произвести много-много других интересных действий.
Колонки
С колонками в Kaiten тоже можно производить различные действия, кроме банального переименования. Можно массово управлять карточками, установить ограничение на количество карточек или размер колонки, активировать авто-архивацию, поменять тип (очередь, в работе, готово), установить различные правила и многое другое.
Дорожки
Их можно клонировать, стартовать спринт, указывать правила и выбирать шаблонные чек-листы.
Сотрудники могут просматривать свои задачи и заведённые задачи в отдельном разделе Личное.
Отчёты
В отдельном разделе можно строить различные отчёты. По умолчанию предлагается 12 различных наборов, которые по идее покрывают большинство задач бизнеса.
Конечно, при выборе отчёта можно его настроить под ваши нужды.
Работа с документами
В разделе Документы можно вести базу знаний компании или хранить необходимую документацию. Для этого в пространстве можно создать папку, указать права доступа к ней, привязать её к домену, активировать RSS-ленту, задать перенаправление. И уже в неё добавлять документы и подпапки.
При этом откроется Markdown-редактор, в котором можно с нуля создать какую-то информацию или загрузить существующие данные.
Возможностей хватит на создание сложных документов со вставкой кода, видео и различного контента. Но если вам нужен аналог Confluence, то в Kaiten вы ничего такого не найдёте.
Что есть ещё, но я не попробовал
Мой тариф не поддерживает многие модули, и поэтому попробовать их на практике я не смогу. Поэтому кратко расскажу, что ещё есть в Kaiten.
Можно работать с User Story Maps (она же карта пользовательских историй). Это такой инструмент, который помогает командам разработчиков и заинтересованным сторонам лучше понять, как пользователи взаимодействуют с продуктом и какие функции и требования им нужны.
Учёт времени, как следует из названия, позволяет сотрудникам фиксировать затраченное время на задачу. А начальству — контролировать их работу.
Не стоит забывать про гибкие возможности по администрированию всей работы в Kaiten. Владелец аккаунта может предоставить доступ к разным административным разделам другим пользователям.
Тарифы
Стоимость использования Kaiten напрямую зависит от ваших задач. На бесплатном тарифе вы получите, по сути, аналог Trello. Чтобы расширить возможности, нужно оплатить один из тарифов.
Standard за 420 рублей в месяц за пользователя позволяет выбрать бесплатно два дополнительных модуля. Pro за 560 рублей позволит выбрать уже шесть модулей.
Конечно, можно активировать любое количество модулей. Но дополнительные модули потребуют небольшой доплаты.
Мне сложно оценивать с профессиональной точки зрения работу с Kaiten, т.к. я не являюсь владельцем бизнеса с хоть какой-то командой. Для решения моих задач мне хватает всё того же Trello.
Могу точно сказать — как аналог Trello или другой скрамоканбановой системы Kaiten показал себя отлично. Все дефолтные возможности есть, и навалено ещё куча дополнительных. Кажется, ребята учли все аспекты работы в проектах подобного типа.
Как база знаний Kaiten уже может подойти далеко не всем. Я часто работаю с Confluence, и возможностей Kaiten может не хватить.
Поэтому я рекомендую вам самостоятельно ознакомиться с этим сервисом и понять, подойдёт ли он для решения ваших конкретных задач. Кстати, есть инструменты импорта из Asana и Trello.