Моё ИП трудно назвать полноценным бизнесом. Продавать рекламу в Telegram и на сайте — это вам не пирогами торговать. Несмотря на это, я довольно быстро понял, что даже в таком простом случае не обойтись без трёх базовых сервисов:
- Автоматизация ведения бухгалтерии;
- Эквайринг;
- Электронный документооборот.
Именно о последнем типе сервисов я и хочу рассказать в этой статье. По моему опыту, многие даже не пытаются задумываться о возможности обмениваться документами в онлайне, а отправляют все бумажки курьерами или, чего хуже, ходят на почту.
Что же такое ЭДО и почему это круто
Электронный документооборот (ЭДО) полностью соответствует своему названию. При подключении подобного сервиса вы сможете подписывать и обмениваться любыми документами внутри вашей компании, а также с внешними контрагентами.
Раньше самый минимальный путь продажи услуги у меня был такой:
- Заключить договор. Это означает — отправить две копии договора одной стороне, потом от неё получить свою копию.
- Отправить счёт на оказание услуг.
- Подписать акт о выполнении, опять же в двух экземплярах.
Где-то возникла ошибка или нужны правки? Повторите весь процесс заново. Нужно докинуть документы? Идите на почту. В конечном счёте вы тратите деньги, время и бумагу непонятно на что.
После подключения к сервису ЭДО вся эта канитель происходит в онлайне по аналогии с обычной электронной почтой. Документы отправляются и подписываются в режиме реального времени, правки легко внести. А главное — никому не нужно никуда ходить. А подпись и отправка в онлайне стоит гораздо дешевле даже обычной почты.
Но есть одна закавыка.
Нужна электронная подпись
Подписывать документы для ЭДО нужно специально полученной электронной подписью. С этого года такую подпись получить чуточку сложнее. Но по своему опыту скажу, что это не так сложно, как кажется на первый взгляд.
Получить подпись можно в МФЦ рядом с вами, а вся информация есть на официальном сайте налоговой. Услуга бесплатная.
По итогу вы получаете флешку, на которой будет установлен сертификат для подписи документов и многих других крутых фишек, типа участия в торгах. На компьютере нужно будет установить утилиты для проверки подписи. Я слышал жалобы на требования работы только с Internet Explorer и Windows, но у меня таких проблем никогда не было, всё работает идеально.
Зачем нужен Docrobot.ЭДО
И вот вы вооружились флешкой и документами и готовы начать подписывать их налево и направо. Для этого понадобится сервис электронного документооборота. В рамках этой статьи я расскажу про Docrobot.ЭДО.
С его помощью вы решите сразу же несколько проблем:
- Хранение всех документов происходит онлайн на защищённых серверах. А значит, не нужно хранить бумажки, а нужный документ будет легко найти;
- Оплата происходит за отправку и подпись документов;
- Работа с документацией в режиме реального времени;
- Форматы документов соответствуют требованиям ФНС и других уполномоченных органов;
- Документы, подписанные КЭП, валидны для отправки отчётности в госорганы;
- Всегда понятно, в каком статусе тот или иной документ;
- Сервис работает с любыми типами юрлиц и ИП.
Как работать с сервисом
Для начала работы вам нужно будет пройти относительно простую для юрлиц процедуру регистрации, выбрать тариф и после активации менеджерами сервиса начать работу.
После этого вы сразу же попадаете в некое подобие электронной почты. В моём случае тут уже есть множество документов в различных статусах. У вас же, конечно, всё будет чистенько и прибрано.
Благодаря такому интерфейсу можно без труда разобраться, что к чему. Все документы поделены по категориям:
- Входящие;
- Отправленные;
- Важные;
- Черновики;
- Обработанные;
- Архив с навигацией по датам.
Рассказывать про каждый раздел я не вижу смысла. Из названий и так прекрасно ясно, что вас ожидает внутри. А ждёт вас список документов с возможностью фильтрации и поиска.
Здесь наглядно видно, с каким контрагентом происходит документооборот, что за документ, его статус и дата.
При клике по документу его можно просмотреть и увидеть всю информацию по нему.
Отсюда же его можно распечатать, форматировать в Excel, XML, сформировать связанные документы и провести прочие действия.
Также в левом меню есть возможность создать документ с нуля. Здесь вы найдёте самые различные типы документов, которые требуются для работы.
В зависимости от выбранного типа документа откроется соответствующая форма. Обычно заполнять бумажные варианты даже самых простых документов не так просто. В случае с электронной версией в Docrobot.ЭДО часть полей можно заполнить автоматически, обязательные поля помечены звёздочкой, а также есть подсказки по заполнению. В общем, ошибиться будет тяжело, даже новичку.
Когда вся подготовка закончена, все документы можно подписать и отправить буквально нажатием одной кнопки. Представляете? Не нужно никуда идти, заполнять отдельно для каждого получателя адрес на конверте, считать что сколько стоит, стоять в очереди… Всё это время можно было просто нажать кнопку «Отправить».
Кстати, ещё в Docrobot.ЭДО есть различные справочники, планы поставок и прайс-листы.
Сколько стоит удовольствие
Стоимость рассчитывается индивидуально — в зависимости от ваших задач и объёмов. Минимальная стоимость составляет 1000 рублей (то есть обработка 50 документов).
Чем больше объём, тем дешевле будет стоимость в перерасчёте на один документ. На максимальном тарифе можно обрабатывать до 5 000 документов в месяц.
Как я показал выше, сервисы для ЭДО в разы позволяют упростить и удешевить документооборот. И подобный сервис одинаково будет полезен как начинающим ИП, так и крупным формам бизнеса.
Поэтому если вы всё ещё ходите с бумажками, то я рекомендую обратить ваше внимание на этот сервис.