> ## Content Index > Fetch the complete content index at: https://blog.themarfa.name/llms.txt > Use this file to discover other available public pages before exploring further. # Обзор Docrobot.ЭДО. Как упростить обмен документами для бизнеса - URL: https://blog.themarfa.name/obzor-docrobot-edo-kak-uprostit-obmien-dokumientami-dlia-bizniesa/ - Published: 2022-08-08T09:06:53.000Z - Updated: 2022-08-08T09:06:53.000Z - Description: По моему опыту, многие даже не пытаются задумываться о возможности обмениваться документами в онлайне, а отправляют все бумажки курьерами или, чего хуже, ходят на почту. - Author: Константин Докучаев - Tags: Обзор, web, Docrobot.ЭДО Моё ИП трудно назвать полноценным бизнесом. Продавать рекламу в Telegram и на сайте — это вам не пирогами торговать. Несмотря на это, я довольно быстро понял, что даже в таком простом случае не обойтись без трёх базовых сервисов: - Автоматизация ведения бухгалтерии; - Эквайринг; - Электронный документооборот. Именно о последнем типе сервисов я и хочу рассказать в этой статье. По моему опыту, многие даже не пытаются задумываться о возможности обмениваться документами в онлайне, а отправляют все бумажки курьерами или, чего хуже, ходят на почту. ### Что же такое ЭДО и почему это круто Электронный документооборот (ЭДО) полностью соответствует своему названию. При подключении подобного сервиса вы сможете подписывать и обмениваться любыми документами внутри вашей компании, а также с внешними контрагентами. Раньше самый минимальный путь продажи услуги у меня был такой: - Заключить договор. Это означает — отправить две копии договора одной стороне, потом от неё получить свою копию. - Отправить счёт на оказание услуг. - Подписать акт о выполнении, опять же в двух экземплярах. Где-то возникла ошибка или нужны правки? Повторите весь процесс заново. Нужно докинуть документы? Идите на почту. В конечном счёте вы тратите деньги, время и бумагу непонятно на что. После подключения к сервису ЭДО вся эта канитель происходит в онлайне по аналогии с обычной электронной почтой. Документы отправляются и подписываются в режиме реального времени, правки легко внести. А главное — никому не нужно никуда ходить. А подпись и отправка в онлайне стоит гораздо дешевле даже обычной почты. Но есть одна закавыка. ### Нужна электронная подпись Подписывать документы для ЭДО нужно специально полученной электронной подписью. С этого года такую подпись получить чуточку сложнее. Но по своему опыту скажу, что это не так сложно, как кажется на первый взгляд. Получить подпись можно в МФЦ рядом с вами, а вся информация есть [на официальном сайте налоговой](https://www.nalog.gov.ru/rn77/related%5Factivities/ucfns/el%5Fsign%5Fgetting/). Услуга бесплатная. По итогу вы получаете флешку, на которой будет установлен сертификат для подписи документов и многих других крутых фишек, типа участия в торгах. На компьютере нужно будет установить утилиты для проверки подписи. Я слышал жалобы на требования работы только с Internet Explorer и Windows, но у меня таких проблем никогда не было, всё работает идеально. ### Зачем нужен Docrobot.ЭДО И вот вы вооружились флешкой и документами и готовы начать подписывать их налево и направо. Для этого понадобится сервис электронного документооборота. В рамках этой статьи я расскажу про [**Docrobot.ЭДО**](https://www.docrobot.ru/edo/)**.** ![](https://storage.ghost.io/c/71/cf/71cf070c-b8aa-467e-9efd-cf18f7dcf253/content/images/2022/08/image-66.png) С его помощью вы решите сразу же несколько проблем: - Хранение всех документов происходит онлайн на защищённых серверах. А значит, не нужно хранить бумажки, а нужный документ будет легко найти; - Оплата происходит за отправку и подпись документов; - Работа с документацией в режиме реального времени; - Форматы документов соответствуют требованиям ФНС и других уполномоченных органов; - Документы, подписанные КЭП, валидны для отправки отчётности в госорганы; - Всегда понятно, в каком статусе тот или иной документ; - Сервис работает с любыми типами юрлиц и ИП. ### Как работать с сервисом Для начала работы вам нужно будет пройти относительно простую для юрлиц процедуру регистрации, выбрать тариф и после активации менеджерами сервиса начать работу. После этого вы сразу же попадаете в некое подобие электронной почты. В моём случае тут уже есть множество документов в различных статусах. У вас же, конечно, всё будет чистенько и прибрано. ![](https://storage.ghost.io/c/71/cf/71cf070c-b8aa-467e-9efd-cf18f7dcf253/content/images/2022/08/image-67.png) Благодаря такому интерфейсу можно без труда разобраться, что к чему. Все документы поделены по категориям: - Входящие; - Отправленные; - Важные; - Черновики; - Обработанные; - Архив с навигацией по датам. Рассказывать про каждый раздел я не вижу смысла. Из названий и так прекрасно ясно, что вас ожидает внутри. А ждёт вас список документов с возможностью фильтрации и поиска. ![](https://storage.ghost.io/c/71/cf/71cf070c-b8aa-467e-9efd-cf18f7dcf253/content/images/2022/08/image-68.png) Здесь наглядно видно, с каким контрагентом происходит документооборот, что за документ, его статус и дата. При клике по документу его можно просмотреть и увидеть всю информацию по нему. ![](https://storage.ghost.io/c/71/cf/71cf070c-b8aa-467e-9efd-cf18f7dcf253/content/images/2022/08/image-69.png) Отсюда же его можно распечатать, форматировать в Excel, XML, сформировать связанные документы и провести прочие действия. Также в левом меню есть возможность создать документ с нуля. Здесь вы найдёте самые различные типы документов, которые требуются для работы. ![](https://storage.ghost.io/c/71/cf/71cf070c-b8aa-467e-9efd-cf18f7dcf253/content/images/2022/08/image-70.png) В зависимости от выбранного типа документа откроется соответствующая форма. Обычно заполнять бумажные варианты даже самых простых документов не так просто. В случае с электронной версией в Docrobot.ЭДО часть полей можно заполнить автоматически, обязательные поля помечены звёздочкой, а также есть подсказки по заполнению. В общем, ошибиться будет тяжело, даже новичку. ![](https://storage.ghost.io/c/71/cf/71cf070c-b8aa-467e-9efd-cf18f7dcf253/content/images/2022/08/image-71.png) Когда вся подготовка закончена, все документы можно подписать и отправить буквально нажатием одной кнопки. Представляете? Не нужно никуда идти, заполнять отдельно для каждого получателя адрес на конверте, считать что сколько стоит, стоять в очереди… Всё это время можно было просто нажать кнопку «Отправить». Кстати, ещё в Docrobot.ЭДО есть различные справочники, планы поставок и прайс-листы. ![](https://storage.ghost.io/c/71/cf/71cf070c-b8aa-467e-9efd-cf18f7dcf253/content/images/2022/08/image-72.png) ### Сколько стоит удовольствие Стоимость рассчитывается индивидуально — в зависимости от ваших задач и объёмов. Минимальная стоимость составляет 1000 рублей (то есть обработка 50 документов). Чем больше объём, тем дешевле будет стоимость в перерасчёте на один документ. На максимальном тарифе можно обрабатывать до 5 000 документов в месяц. --- Как я показал выше, сервисы для ЭДО в разы позволяют упростить и удешевить документооборот. И подобный сервис одинаково будет полезен как начинающим ИП, так и крупным формам бизнеса. Поэтому если вы всё ещё ходите с бумажками, то я рекомендую обратить ваше внимание на этот сервис. [Попробовать Docrobot.ЭДО](https://www.docrobot.ru/edo/)