Одна из базовых функций любого редактора таблиц – работа со списками. Для этого в «Р7-Офис» присутствует несколько инструментов, которые позволят быстро отформатировать большие массивы данных. Расскажем о них подробнее.
Сортировка по алфавиту
Для того, чтобы отсортировать список в таблице по алфавиту, сперва нужно выделить область, в пределах которой будет проводиться сортировка. Чтобы расположить элементы списка в алфавитном порядке, необходимо выбрать опцию «Сортировка по алфавиту» на вкладке «Данные». Та же опция доступна и из раздела «Главная».
Если таблица состоит из нескольких столбцов с разным типом данных (например, текст в первом и числовые значения во всех остальных), тогда при попытке сортировки одного из столбцов редактор сообщит, что данные рядом с диапазоном отсортированы не будут, и предложит либо расширить область сортировки, либо сортировать только выделенный диапазон.
В случае, если значения в разных столбцах связаны между собой, необходимо расширить область сортировки для того, чтобы после размещения элементов в алфавитном порядке, соответствующее ему значение оказалось напротив. Если столбцы таблицы не связаны между собой, тогда достаточно будет отсортировать нужный диапазон.
Важно! Если применить сортировку от «А до Я» к числовым значениям, они будут размещены по возрастанию – от меньшего к большему. Аналогично сортировка от «Я до А» расставит значения от большего к меньшему.
Сортировка с помощью фильтра
В некоторых случаях простой сортировки от меньшего к большему недостаточно. В этом случае необходимо использовать опцию «Фильтр»: он доступен со вкладок «Данные» и «Главная», а кроме того его можно вызвать сочетанием клавиш «Ctrl + Shift + T». После этого над колонками появится небольшая стрелка, нажатие на нее откроет настройку сценария сортировки для конкретного столбца.
Часть значений столбца можно исключить из сортировки, сняв галочку со значения в раскрывающемся списке. В зависимости от выделенной области во всплывающем окне появятся разные типы фильтра: текстовый или числовой – впрочем, они никак не отличаются по доступным операциям.
Операции сгруппированы попарно: равно - не равно, начинается с – не начинается с, оканчивается на – не оканчивается на, содержит – не содержит. Каждая из них представляет собой условие, по которому будут отобраны нужные значения.
Например, если из списка регионов России необходимо выбрать лишь области, с помощью оператора «содержит» задаем значение «область». После этого все значения, не содержащие этот фрагмент, будут исключены.
Условий для фильтрации может быть сразу два. При этом они могут быть связаны разным логическим оператором. Так, оператор «И» отберет только те значения, которые одновременно удовлетворяют двум пользовательским условиям. Оператор «ИЛИ» отберет те значения, которые соответствуют хотя бы одному из условий.
Удаление дубликатов
В некоторых случаях в одной таблице появляются дублирующие значения. Для того, чтобы быстро удалить из таблицы, существует функция «Удалить дубликаты» на вкладке «Данные». После выбора опции нужно выбрать в раскрывающемся списки столбец/столбцы, из которых нужно исключить дубликаты. При выборе функции «Мои данные содержат заголовки» дублирующиеся значения будут удалены, даже если они содержатся в заголовках столбцов.
Проверка данных
Функция «Проверить данные» нужна для того, чтобы заранее определить значения, которые могут быть внесены в таблицу. Ее удобно использовать, например, для составления шаблонов, которые будет заполнять другой пользователь. Окно «Настройки» позволяет определить тип значения, которое может быть внесено в таблицы.
Например, при заполнении табеля об успеваемости у пользователя всегда есть предельное значение – максимальный балл, который может получить экзаменуемый. Для того, чтобы исключить попадание в таблицу нерелевантных значений, нужно разрешить ввод только целых чисел, которые меньше или равны тому значению, который составляет максимальный балл – например, 5. Аналогично проверка данных работает с десятичными числами, датой, временем и длиной текста.
Далее нужно настроить опцию «Подсказка по вводу». Она отображает введенное пользователем сообщение под выбранным заголовков. Таким образом, можно предупредить о заданных ограничениях на ввод.
Наконец, при попытке ввести некорректное значение, пользователю отобразится сообщение об ошибке. Настроить его содержание нужно в одноименной вкладке.
Группировка элементов
При составлении сложных и подробных списков иногда возникает потребность в структурировании данных на листе. Элементы можно сгруппировать и обобщить, создав структуру из восьми уровней.
Проще говоря, функция «Сгруппировать» позволяет создать до 8 уровней уровней вложенности для быстрого отображения суммарных строк или столбцов или для отображения подробных данных для каждой группы. Это бывает полезно, например, при составлении отчетов: 3 уровень вложенности это помесячные данные о продажах, 2 уровень – поквартальные, а 1-ый – годовые. Группировать можно как строки, так и столбцы.
