Электронные таблицы нужны для того, чтобы не только собирать информацию, но и в дальнейшем ее использовать. В этом контексте одним из важных аспектов является эффективная аналитика, которую можно осуществлять с помощью инструментов «Р7-Офис». В данной статье рассмотрим, как работает функция БИЗВЛЕЧЬ и как она помогает обрабатывать информацию из таблиц.
Зачем нужна функция БИЗВЛЕЧЬ
Функция БИЗВЛЕЧЬ предназначена для поиска и извлечения конкретных фрагментов из обширных и сложных наборов данных. Она может быть особенно полезно для выполнения следующих задач:
- очистка ненужной информации перед анализом и использованием баз данных;
- анализ текстовой или числовой информации;
- автоматизация и унификация отчетности;
- оптимизация принятия решений за счет удаления нерелевантной информации.
Как использовать функцию БИЗВЛЕЧЬ на примере
Функция БИЗВЛЕЧЬ работает на основании двух ключевых условий:
- База данных — то есть таблица, из которой нужно извлечь информацию.
- Шаблон поиска, который определяет фрагмент текста и критерии для извлечения.
При этом сам поиск можно производить по нескольким параметрам, которые соответствуют поставленным задачам. Для примера можно взять таблицу, которая разделена на три столбца, содержащих информацию о товарах:
- Категория.
- Производитель.
- Цена.
При этом одни и те же производители могут присутствовать в разных категориях товаров. И все позиции отличаются друг от друга по цене.
Функция БИЗВЛЕЧЬ предназначена для многократного использования в аналитике определенной базы данных (исходной таблицы). Поэтому для удобства нужно создать дополнительное поле «Шаблон поиска», которое будет содержать столбцы, с теми же самыми параметрами:
- Категория.
- Производитель.
- Цена.
Предположим, что для сверки информации нужно узнать стоимость товара, который принадлежит к определенной категории и производителю. Например, планшет Samsung.
Эту задачу можно выполнить в несколько простых шагов. Для начала необходимо в таблице «Шаблон поиска» прописать нужные значения:
- Категория — планшет.
- Производитель — Samsung.
Далее, в этой же таблице в столбце «Цена» нужно прописать формулу для функции БИЗВЛЕЧЬ:
=БИЗВЛЕЧЬ(база_данных; поле; критерий).
Эта формула складывается из следующих аргументов:
- =БИЗВЛЕЧЬ — запускает необходимую функции.
- база_данных — соответствующая таблица, из которой нужно извлечь информацию.
- поле — это фрагмент базы данных, из которого будет извлечена необходимая информация. В указанном примере это столбец «Цена».
- критерий — здесь необходимо указать критерии для поиска информации. В указанном примере это категория (планшет) и производитель (Samsung).
Чтобы правильно прописать эту формулу нужно выполнить следующие действия:
- Установить курсор в ту ячейку, где будет отображаться извлеченная информация. В указанном примере это будет столбец «Цена» в таблице «Шаблон поиска».
- Прописать вручную название функции — =БИЗВЛЕЧЬ.
- Указать базу данных, из которой необходимо извлечь информацию. Для этого нужно с помощью курсора выделить соответствующую таблицу.
Важно выбирать таблицу вместе с заголовками. В указанном примере это будут столбцы «Категория», «Производитель» и «Цена». Выбранный фрагмент добавится в формулу.
Теперь нужно в формуле указать аргумент «поле», это можно сделать несколькими способами:
- Курсором выбрать заголовок соответствующего столбца из базы данных.
- С помощью клавиатуры прописать название столбца в кавычках. В указанном примере это будет столбец “Цена”.
- Прописать просто порядковый номер исходного столбца из таблицы. В указанном примере это будет цифра “3”.
Каждый из этих способов приведет к одному и тому же результату.
В конце необходимо указать третий аргумент — «критерий». Для этого нужно с помощью курсора выбрать соответствующие ячейки в таблице «Шаблон поиска». Их также надо выделять вместе с заголовками столбцов.
В указанном примере это будут:
- «Категория» — планшет;
- «Производитель» — Samsung.
Когда формула полностью прописана, нужно нажать клавишу Enter. В итоге программа извлечет нужную информацию из таблицы «База данных» и покажет ее в таблице «Шаблон поиска».
Если функция настроена и работает корректно, то ее можно использовать сколько угодно раз. И для этого необязательно повторять все указанные выше действия. Достаточно просто менять критерии для поиска (категорию и производителя), а программа будет автоматически отображать соответствующий результат (цену).
Преимущества и ограничения функции БИЗВЛЕЧЬ
Важное преимущество функции БИЗВЛЕЧЬ заключается в том, что ее можно использовать для поиска по большому количеству критериев.
Дополнительные параметры
Если взять пример выше, то можно извлекать информацию, используя другие критерии поиска. Например, указать категорию товара и цену — планшет за 35 000. Тогда программа отобразит производителя — Samsung.
При необходимости можно также добавить больше критериев. Например, дополнительно указать модель товара, дату продажи, фамилию продавца и прочее. Все это можно прописать в формуле, чтобы искать нужную информацию.
Ограничения
При использовании функции БИЗВЛЕЧЬ важно также учитывать ограничения, из-за которых она не будет работать:
- Дублирование критериев для поиска — если в базе данных содержатся две и более строки с одинаковыми значениями.
- Отсутствие критериев для поиска — если в базе данных вовсе нет строки с указанными значениями.
В таких случаях программа выдаст ошибку.
В целом функция БИЗВЛЕЧЬ представляет собой ценный инструмент для эффективной работы с текстовыми данными. Она открывает множество возможностей для поиска нужной информации в обширных массивах данных, упрощает обработку и анализ текстов, и способствует повышению производительности при работе с таблицами.
