Использование электронных таблиц для работы с данными удобно не только из-за наглядного представления информации. Как правило, любой табличный редактор имеет множество разных функций. С их помощью можно более эффективно обрабатывать данные. Например, убрать дубликаты. И в этой статье я расскажу, как оставить в таблице «Р7-Офис» только уникальные значения.
Что такое уникальные значения
Уникальные значения — это элементы, которые присутствуют в наборе данных в единственном экземпляре. При этом стоит различать смысловую и фактическую уникальность. Вот как это выглядит на примере:
Если два элемента означают одно и то же, но написаны по-разному — они уникальны относительно друг друга. Отличием признают и разный регистр, и написание на разных языках, и текст вместо чисел. То есть неуникальными признаются только те элементы, которые полностью идентичны.
Удаление неуникальных значений может понадобиться для устранения дубликатов, которые усложняют анализ данных. Иногда требуется знать, сколько уникальных значений присутствует в таблице (например, при просмотре категорий товаров в каталоге). Также знание уникальных значений пригодится при анализе или фильтрации данных.
Как в таблице «Р7-Офис» оставить только уникальные значения
Чтобы найти и удалить неуникальные элементы в таблице, нужно:
- С помощью курсора выделить данные в нужной колонке и перейти во вкладку Данные.
- На верхней панели инструментов найти и кликнуть на Удалить дубликаты.
- В окошке Удалить дубликаты необходимо убедиться в отсутствии галочки возле надписи Мои данные содержат заголовки. Если пункт отмечен, то первая строка колонки будет проигнорирована при анализе. Кликнуть на OK.
- В итоге все повторяющиеся значения будут удалены, и в таблице останутся только уникальные элементы. При этом в окошке Информация отобразится, сколько элементов удалено и сколько осталось.
- Аналогично инструмент Удалить дубликаты работает и с несколькими столбцами. Нужно выделить все анализируемые столбики, а затем выполнить удаление. Но важно учитывать, что повторами в этом случае считают только полностью одинаковые строки.
Искать и удалять дубликаты можно как в числовых, так и в текстовых данных.
Как в таблице «Р7-Офис» найти повторы элементов и удалить их вручную
Ещё один способ поиска неуникальных значений — это сортировка данных. Вот как это делать:
- Для поиска повторов в текстовых данных нужно выделить соответствующий столбец. Затем необходимо кликнуть по Настраиваемая сортировка на верхней панели инструментов во вкладке Данные.
- В окошке Сортировка нужно выбрать Сортировать выделенное.
- В окошке Сортировка указать параметры. Например, столбец А, значения, от А до Я.
- В результате текстовые данные будут отсортированы по алфавиту. Это позволит увидеть группы повторяющихся элементов.
- Если выделить числовые данные, а в окошке Сортировка в поле Порядок выбрать По возрастанию или По убыванию, то цифры будут размещены в желаемом порядке.
- В отсортированных цифровых данных можно увидеть группы повторяющихся элементов.
Все лишние данные и случайные повторы можно удалить вручную — через контекстное меню и функцию Очистить либо выделив элемент и нажав на клавишу Delete.
