Как и где можно создавать сводные таблицы: 3 программы + пошаговая инструкция

Гостевой
Как и где можно создавать сводные таблицы: 3 программы + пошаговая инструкция

Таблицы — инструмент, с которым работают сотни специалистов из разных областей. Но, когда речь идет о тысячах строк данных, базовых возможностей таблиц для удобной работы и тем более для создания наглядных отчетов становится недостаточно. Для этих задач больше подходят сводные таблицы.

Разбираемся, что это такое, как работает и знакомимся с тремя программами, в которых их можно создать.

Что такое сводные таблицы

Сводная таблица — разновидность таблицы, предназначенная для простого анализа данных и формирования наглядных отчётов на основе больших массивов информации. С помощью сводной таблицы можно сгруппировать нужные данные, обработать их и оформить в удобном и понятном виде. Это актуально, если, например, в таблице тысячи строк, а для отчета нужно выбрать, объединить и обработать только некоторые из них, отвечающие заданным критериям.

Сводные таблицы можно использовать для разных задач, например, для:

  • поиска взаимосвязей и определения групп в массивах данных;
  • определения тенденций изменения показателей за разный период времени — например, сравнение дохода компании на квартал;
  • формирования сводных отчетах о складских остатках, производственных процессах и других задач.

Области применения сводных таблиц практически не ограничены — они одинаково полезны как бухгалтеру небольшого магазина, так и отделу технологов крупного промышленного предприятия.

Создание и использование сводных таблиц

Технически сводные таблицы — отдельная встроенная функция в редакторе таблиц. Чтобы работать с ними, нужно понимать алгоритм и общие принципы — рассмотрим их на примере.

Представим, что небольшая частная ферма продает свои товары в четыре разных магазина. В конце отчетного периода владельцу фермы нужно проанализировать, какие товары пользуются большим спросов, и работа с какими магазинами приносит больше прибыли. Для проведения аналитики бухгалтерия фермы использует сводную таблицу, в которой указаны:

  • наименование товара;
  • его стоимость;
  • количество проданного товара;
  • общая сумма продажи;
  • дата продажи;
  • название магазина.
Таблица с данными о реализованных товарах

Разберем поэтапно, как владельцу фермы на основе имеющихся данных с помощью сводной таблицы быстро определить самый востребованный товар и магазин с лучшей покупательской способностью.

Шаг 1. Создание сводной таблицы

Для создания сводной таблицы нужно, чтобы:

  • каждому столбцу в исходной таблице было присвоено название;
  • в каждом столбце были данные только одного формата;
  • строки и столбцы были заполнены без пропусков.

Если условия соблюдены, можно приступать к созданию.

  • Переходим во вкладку «Вставка», выбираем «Сводная таблица».
  • В появившемся всплывающем окне указываем, какие ячейки нужно использовать в сводной таблице, и на каком листе ее создать — на текущем или новом.

Для примера выберем все заполненные ячейки и размещение на новом листе.

После подтверждения будет создан новый лист с двумя зонами:

  • областью для сводной таблицы (слева);
  • панелью полей, через которую можно полностью управлять сводной таблицей (справа).

Шаг 2. Настройка сводной таблицы

В верхней части панели настроек — поля, которые можно включить в сводную таблицу. Их названия соответствуют заголовкам столбцов — «Наименование товара», «Стоимость товара», «Количество проданного товара», «Сумма продажи», «Дата продажи», «Название магазина».


В нижней части панели выделено четыре зоны:

  • «Фильтры» — помогают фильтровать данные в сводной таблице. Например, позволяют показать информацию только об одном отдельном товаре.
  • «Столбцы» и «Строки» — определяют формат расположения данных. При выборе «Строки» данные размещаются в строках, «Столбцы» — в столбцах.
  • «Значения» — отвечает за вычисления (суммирование, умножение или другие) данных в сводной таблице.

Для формирования сводной таблицы достаточно перетянуть данные из верхней области «Выбрать поле» в любую из нужных зон в нижней части.

Для примера добавляем в сводную таблицу «Наименование товара», «Стоимость товара», «Количество проданного товара», «Сумма продажи», «Название магазина». Значение «Дата продажи» оставляем для фильтрации. Ячейки с текстовой информацией перемещаем в зону «Строки», с численными данными — в «Значения».

После выбора всех исходных данных сводная таблица будет создана в поле слева.

По сформированной сводной таблице легко понять, какие товары продаются в большем объеме (в нашем случае — яйца) и какие приносят больше прибыли (мясо).

В сводную таблицу также можно добавить информацию о датах продажи, но на объективность аналитики это не повлияет — выводы можно сделать и на основании текущих сведений.

Можно переходить к рассмотрению фильтров.

Этап 3. Настройка фильтров

Отображаемую в сводной таблице информацию можно легко сортировать с помощью фильтров.

В качестве примера работы с фильтрами добавим в зону «Фильтры» поля «Название магазина» и «Дата продажи»

После заполнения зоны «Фильтры», над таблицей появится дополнительный блок данных.

Это настраиваемые переменные, с помощью которых можно отфильтровывать и отображать только нужные данные.

Например, используя их, можно настроить, чтобы в сводной таблице была показана информация только о товарах, проданных в магазин «Семерочка». Для этого нажимаем на стрелочку возле поля «Название магазина» и оставляем галочку только возле строки «Семерочка».

После подтверждения настроек в сводной таблице останутся только данные о продажах в указанный магазин.

Аналогично можно настроить сортировку данных по дате продажи. Например, можно отобразить, что и на какую сумму было продано во все магазины 1.11.2022. После подтверждения таблица получит следующий вид.

Подобным образом под свои нужды и задачи можно гибко фильтровать любую информацию. Это позволяет легко проводить аналитику данных даже со множеством вводных и быстро создавать информативные, наглядные отчеты.

3 программы, в которых можно создавать сводные таблицы:

Редактор таблиц «Р7-Офис»

Инструмент, который входит в пакет офисных приложений «Р7-Офис». Программа доступна в виде десктопной версии, мобильного приложения и облачного сервиса, который можно использовать с любого устройства. Редактор таблиц «Р7-Офиса» позволяет полноценно работать со сводными таблицами — обрабатывать большие массивы информации, проводить нужные вычисления, формировать отчетные таблицы для удобного изучения и анализа. Главное преимущество сервиса — понятный и удобный интерфейс.

WPS Office Spreadsheets

Редактор электронных таблиц, который входит в пакет офисных программ WPS Office. Программа может работать с таблицами разных форматов (XLS, XLSX и CSV) и поддерживает совместную работу с документами, десятки функций — от финансовых и математических до логических, построение диаграмм разных типов и создание сводных таблиц. WPS Office Spreadsheets можно использовать любых устройствах под управлением Windows, Linux, macOS, Android, iOS.

iWork Numbers

Редактор таблиц от компании Apple. iWork Numbers, как и аналоги, позволяет:

работать с таблицами, делать вычисления и анализировать данные, строить диаграммы, добавлять формы и иллюстрации, создавать отчеты и сводные таблицы.

В iWork Numbers есть режим совместной работы, а также возможность импортирования таблиц с других редакторов. Единственный минус — редактор работает только на устройствах на macOS и iOS.



Great! Next, complete checkout for full access to All-In-One Person
Welcome back! You've successfully signed in
You've successfully subscribed to All-In-One Person
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content
Success! Your billing info has been updated
Your billing was not updated