Таблицы — инструмент, с которым работают сотни специалистов из разных областей. Но, когда речь идет о тысячах строк данных, базовых возможностей таблиц для удобной работы и тем более для создания наглядных отчетов становится недостаточно. Для этих задач больше подходят сводные таблицы.
Разбираемся, что это такое, как работает и знакомимся с тремя программами, в которых их можно создать.
Что такое сводные таблицы
Сводная таблица — разновидность таблицы, предназначенная для простого анализа данных и формирования наглядных отчётов на основе больших массивов информации. С помощью сводной таблицы можно сгруппировать нужные данные, обработать их и оформить в удобном и понятном виде. Это актуально, если, например, в таблице тысячи строк, а для отчета нужно выбрать, объединить и обработать только некоторые из них, отвечающие заданным критериям.
Сводные таблицы можно использовать для разных задач, например, для:
- поиска взаимосвязей и определения групп в массивах данных;
- определения тенденций изменения показателей за разный период времени — например, сравнение дохода компании на квартал;
- формирования сводных отчетах о складских остатках, производственных процессах и других задач.
Области применения сводных таблиц практически не ограничены — они одинаково полезны как бухгалтеру небольшого магазина, так и отделу технологов крупного промышленного предприятия.
Создание и использование сводных таблиц
Технически сводные таблицы — отдельная встроенная функция в редакторе таблиц. Чтобы работать с ними, нужно понимать алгоритм и общие принципы — рассмотрим их на примере.
Представим, что небольшая частная ферма продает свои товары в четыре разных магазина. В конце отчетного периода владельцу фермы нужно проанализировать, какие товары пользуются большим спросов, и работа с какими магазинами приносит больше прибыли. Для проведения аналитики бухгалтерия фермы использует сводную таблицу, в которой указаны:
- наименование товара;
- его стоимость;
- количество проданного товара;
- общая сумма продажи;
- дата продажи;
- название магазина.
Разберем поэтапно, как владельцу фермы на основе имеющихся данных с помощью сводной таблицы быстро определить самый востребованный товар и магазин с лучшей покупательской способностью.
Шаг 1. Создание сводной таблицы
Для создания сводной таблицы нужно, чтобы:
- каждому столбцу в исходной таблице было присвоено название;
- в каждом столбце были данные только одного формата;
- строки и столбцы были заполнены без пропусков.
Если условия соблюдены, можно приступать к созданию.
- Переходим во вкладку «Вставка», выбираем «Сводная таблица».
- В появившемся всплывающем окне указываем, какие ячейки нужно использовать в сводной таблице, и на каком листе ее создать — на текущем или новом.
Для примера выберем все заполненные ячейки и размещение на новом листе.
После подтверждения будет создан новый лист с двумя зонами:
- областью для сводной таблицы (слева);
- панелью полей, через которую можно полностью управлять сводной таблицей (справа).
Шаг 2. Настройка сводной таблицы
В верхней части панели настроек — поля, которые можно включить в сводную таблицу. Их названия соответствуют заголовкам столбцов — «Наименование товара», «Стоимость товара», «Количество проданного товара», «Сумма продажи», «Дата продажи», «Название магазина».
В нижней части панели выделено четыре зоны:
- «Фильтры» — помогают фильтровать данные в сводной таблице. Например, позволяют показать информацию только об одном отдельном товаре.
- «Столбцы» и «Строки» — определяют формат расположения данных. При выборе «Строки» данные размещаются в строках, «Столбцы» — в столбцах.
- «Значения» — отвечает за вычисления (суммирование, умножение или другие) данных в сводной таблице.
Для формирования сводной таблицы достаточно перетянуть данные из верхней области «Выбрать поле» в любую из нужных зон в нижней части.
Для примера добавляем в сводную таблицу «Наименование товара», «Стоимость товара», «Количество проданного товара», «Сумма продажи», «Название магазина». Значение «Дата продажи» оставляем для фильтрации. Ячейки с текстовой информацией перемещаем в зону «Строки», с численными данными — в «Значения».
После выбора всех исходных данных сводная таблица будет создана в поле слева.
По сформированной сводной таблице легко понять, какие товары продаются в большем объеме (в нашем случае — яйца) и какие приносят больше прибыли (мясо).
В сводную таблицу также можно добавить информацию о датах продажи, но на объективность аналитики это не повлияет — выводы можно сделать и на основании текущих сведений.
Можно переходить к рассмотрению фильтров.
Этап 3. Настройка фильтров
Отображаемую в сводной таблице информацию можно легко сортировать с помощью фильтров.
В качестве примера работы с фильтрами добавим в зону «Фильтры» поля «Название магазина» и «Дата продажи»
После заполнения зоны «Фильтры», над таблицей появится дополнительный блок данных.
Это настраиваемые переменные, с помощью которых можно отфильтровывать и отображать только нужные данные.
Например, используя их, можно настроить, чтобы в сводной таблице была показана информация только о товарах, проданных в магазин «Семерочка». Для этого нажимаем на стрелочку возле поля «Название магазина» и оставляем галочку только возле строки «Семерочка».
После подтверждения настроек в сводной таблице останутся только данные о продажах в указанный магазин.
Аналогично можно настроить сортировку данных по дате продажи. Например, можно отобразить, что и на какую сумму было продано во все магазины 1.11.2022. После подтверждения таблица получит следующий вид.
Подобным образом под свои нужды и задачи можно гибко фильтровать любую информацию. Это позволяет легко проводить аналитику данных даже со множеством вводных и быстро создавать информативные, наглядные отчеты.
3 программы, в которых можно создавать сводные таблицы:
Редактор таблиц «Р7-Офис»
Инструмент, который входит в пакет офисных приложений «Р7-Офис». Программа доступна в виде десктопной версии, мобильного приложения и облачного сервиса, который можно использовать с любого устройства. Редактор таблиц «Р7-Офиса» позволяет полноценно работать со сводными таблицами — обрабатывать большие массивы информации, проводить нужные вычисления, формировать отчетные таблицы для удобного изучения и анализа. Главное преимущество сервиса — понятный и удобный интерфейс.
WPS Office Spreadsheets
Редактор электронных таблиц, который входит в пакет офисных программ WPS Office. Программа может работать с таблицами разных форматов (XLS, XLSX и CSV) и поддерживает совместную работу с документами, десятки функций — от финансовых и математических до логических, построение диаграмм разных типов и создание сводных таблиц. WPS Office Spreadsheets можно использовать любых устройствах под управлением Windows, Linux, macOS, Android, iOS.
iWork Numbers
Редактор таблиц от компании Apple. iWork Numbers, как и аналоги, позволяет:
работать с таблицами, делать вычисления и анализировать данные, строить диаграммы, добавлять формы и иллюстрации, создавать отчеты и сводные таблицы.
В iWork Numbers есть режим совместной работы, а также возможность импортирования таблиц с других редакторов. Единственный минус — редактор работает только на устройствах на macOS и iOS.
