Таблица Excel, 100 вкладок, много цифр и тем более 1С представляют определенные сложности для предпринимателей, когда они только думают о финансовом учете. Мне тоже так казалось, пока я не был знаком с определенными инструментами, лайфхаками и в принципе с организацией финучета для очередного своего бизнеса.
Что предпринимателю нужно знать об учете?
Управленческий учет – это важная составляющая предпринимательства. Причем если нанимать бухгалтера для ведения составления отчетности, все же разбираться в основах и некоторых тонкостях лучше, чем в них не разбираться. Это я проверил на себе.
Другое дело – это какое-то время вести учет самостоятельно, а потом делегировать этот процесс. Потому как грамотно наладить все процессы бухгалтеру под силу, но не факт, что это будет наиболее выгодно для вас. Вам необходимо понимать, откуда берется каждая цифра, что она из себя представляет и как ее оптимизировать – то есть принимать правильные решения (например, уменьшить себестоимость продукции или увеличить суммы акций и бонусов).
Какие проблемы преследуют малый бизнес?
Наиболее распространенная проблема, которая способствует появлению путаницы в отчетах, это отсутствие времени им заниматься. Как правило, собственник по максимуму занимается управлением персонала, организовывает продажу и поставки, договаривается об аренде, оформляет налоги и т.д. В общем, ему явно не до учета.
Поэтому, чтобы наладить управленческий учет в сжатые сроки и больше его не переделывать, используйте следующие принципы:
- Отчет должен быть понятным, чтобы по нему можно было быстро принимать решения.
- Продумывайте тщательно, как свести большое количество цифр к минимуму. Большое количество данных в малом бизнесе часто мешает, чем помогает в анализе ситуации.
- Ведите учет без перерывов. «Забыл», «Запомнил расходы, потом запишу» или «Та это несущественная прибыль, даже учитывать ее не буду» – эти методы не дружат с финансами.
- Организовывайте все так, чтобы вам было удобно. Страдания во время изучения финансовых показателей ни к чему.
- Наладьте связь, а лучше даже интеграцию всех ваших отчетов. Нет смысла выуживать куски данных из одного файла и переносить их в другие. Вам должна быть видна общая картина положения дел.
Бухгалтерский учет
Нет особой разницы, какой у бизнеса масштаб, бухгалтерский учет всегда выглядит практически одинаково. Главное – придерживаться 3-х законов:
- Отслеживаем налоги. Бесполезно тратить бюджет на пеню, ошибки и прочие нюансы, которых можно избежать.
- Следим за деньгами. Если с графой дохода все более менее понятно, то к расходами нужно быть предельно внимательным. Вы должны четко знать, на что и в каком объеме идут деньги фирмы.
- Сверяем свои действия с законом. Это нужно делать регулярно.
Управленческий учет
Управленческий учет в разных сферах отличается. Но и в этом нет ничего страшного и сверхсложного. Важно, чтобы на основе полученных данных вы могли видеть возможные гипотезы для теста в будущем.
Здесь также важно отслеживать 3 ключевых показателя:
- Подсчет прибылей и убытков. Это наиболее важные данные из всех, что вы фиксируете. На его основании можно объективно оценить, насколько у вас успешный бизнес и как все сработало в отчетном периоде.
Но ваша задача состоит не только в том, чтобы сверять доходы и расходы. Эти два показателя нужно разбивать по категориям, отслеживать, куда уходят и откуда приходят деньги. От ваших целей зависит степень детализации категорий.
Также не зацикливайтесь на общих показателях. Смотрите иногда и за ЦФУ (центры финансового учета), к которым относятся ваши проекты, сегменты бизнеса.
Также есть возможность отследить, какие из ваших проектов эффективны, какие нужно оптимизировать, а какие стоит закрывать.
- Движение денег. Этот раздел отчета делится на 3 вида деятельности: операционная, инвестиционная и финансовая. Отсюда у вас должно складываться полное представление о том, какие суммы можно направить на инвестиции, сколько оставить для премий в следующем квартале, а сколько вынуть себе на жизнь.
- Управленческий баланс. Это раздел, в который сводятся все показатели из предыдущих. В нем составляется общая картина финансового положения фирмы, а также видны ошибки в расчетах, если таковые имеются. Тут важно, чтобы разница между активами и пассивами равнялась нулю.
Что еще важно?
И в довершении ко всему, что я сказал, хотелось бы добавить следующие аспекты. В своем время я был бы очень благодарен услышать что-то подобное и избежать фэйлов в своих бизнесах.
Запомните:
- Малый бизнес просто-напросто не имеет права расходовать ресурсы впустую. Поэтому в управленческом учете должны быть учтены только те показатели, которые реально имеют значения.
- Не заморачивайтесь ведением сложных таблиц. Иногда достаточно обычной таблички с планами либо просто фиксирования факта перемещения денег.
- Если речь идет о кредите, тогда простой таблицы будет недостаточно, так как еще необходимо учитывать расходы, амортизацию и прочие моменты.
- Хотите работать в Excel – пожалуйста! Но я рекомендую использовать сервисы в интернете. В них, как правило, предусмотрены все таблички и графики, необходимые для анализа.
Это все, что я хотел сказать про финансовый учет в малом бизнесе. Если придерживаться указанных правил, ведение учета перестанет быть для вас чем-то скучным и забирающим много сил.
Я сам использую все эти инструменты в очень удобном сервисе FINMAP.online, поэтому рад делиться тем, что мне нравится и работает на «ура». Упрощайте свою занятость, но при этом следите за деньгами фирмы!
Автор статьи: Иван Каунов, сооснователь сервиса FINMAP.online