Я часто рассказываю про различные инструменты для автонабора. Это когда вы вводите какую-то короткую фразу, а приложение само набирает длинный текст, соответствующий этой фразе. В Microsoft Word добавить автонабор можно стандартными средствами. Они называются Экспресс-блоки.
Экспресс-блоки поддерживаются в Word для Microsoft 365, Outlook для Microsoft 365, Word 2019, Outlook 2019, Word 2016, Outlook 2016, Word 2013, Outlook 2013, Word 2010 и Outlook 2010. То есть почти везде.
С их помощью можно быстро создавать, сохранять и искать повторно используемые фрагменты содержимого, в том числе автотекст, свойства документа (название, имя автора и тому подобное) и поля.
Где найти Экспресс-блоки
Экспресс-блоки находятся в разделе Вставка > Экспресс-блоки.
При нажатии на кнопку откроется выпадающее меню с несколькими разделами:
- Автотекст;
- Свойство документа (только в Word);
- Поле;
- Диспетчер стандартных блоков (только в Word);
- Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.
Ниже я расскажу для чего нужен каждый из пунктов.
Автотекст
Именно раздел Автотекст нужен для решения описанной в заголовке задачи. Он служит для повторного использования содержимого, которое можно хранить и вставлять в документ многократно.
Чтобы добавить текст в автонабор нужно его выделить, а затем в разделе Автотекст нажать на Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.
В открывшемся окне нужно задать свойства нового блока. Указать его имя, коллекцию, категорию, описание и прочее.
Для перехода в коллекцию нужно нажать на пункт Автотекст. Здесь будут отображаться все наборы с превьюшкой.
Выбираете нужный набор и Word автоматически вставить текст в документ.
Свойство документа
Чтобы каждый раз не вводить от руки такие свойства документа, как Автор, адрес организации, ключевые слова и тому подобное, можно их указать в разделе Свойство документа.
Откройте этот раздел, выберите нужный параметр и он автоматически добавится в документ.
Поле
С помощью раздела Поля можно хранить автоматически обновляемые сведения. Например, время, название, номера страниц и прочее.
Диспетчер стандартных блоков
В разделе Организатор стандартных блоков можно просмотреть все стандартные блоки, доступные в Word. Здесь же можно редактировать свойства, удалять и вставлять стандартные блоки.
Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков
Чтобы добавить какой-либо текст в коллекцию экспресс-блоков его нужно просто выделить, а затем выбрать пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.
Затем нужно заполнить его свойства.
После чего этот блок можно использовать повторно. Для этого нужно нажать кнопку Экспресс-блоки и выбрать его в коллекции.