Конечно, ничто не мешает договориться на словах и просто поставить встречу в календаре. Но с помощью сервисов ниже вы сможете автоматизировать этот процесс, а каждый из участников сможет определить наиболее подходящий для него слот с учётом всех часовых поясов.
Calendly (Web, Android, iOS)

Этот сервис поможет другим людям запланировать встречу с вами, отображая своё время доступности и предлагая различные слоты для совещания. Calendly отлично подойдёт всем, у кого много запросов на встречу, и хочется быстро и легко понимать, какое время лучше выбрать.
Для работы с сервисом к нему нужно подключить ваш календарь (Google Calendar, iCal, Microsoft Office 365 или Outlook). А затем создать различные типы встреч, вроде «Получасовой созвон», «Первое знакомство с клиентом». К каждому типу встречи можно добавить какие-то дополнительные детали. Затем вы отправляете ссылку соучастникам, и они смогут выбрать подходящее время.
На бесплатном тарифе доступен только один вид встреч. На платном тарифе за $8 таких ограничений нет.
Все запланированные встречи автоматически синхронизируются между календарями участников.
Calendar (Web, iOS, Android)

Это не просто планировщик встреч, а полноценное приложение-календарь. Calendar предлагает веб и мобильные версии, а интерфейс очень схож с Google Календарём. Можно планировать встречи благодаря настраиваемым слотам и ссылкам для бронирования.
На бесплатном тарифе можно создать два настраиваемых слота, на основе которых будут планироваться будущие встречи. За $10 в месяц можно создавать больше типов встреч и подключать больше календарей.
А что действительно отличает Calendar от конкурентов — это возможность получения аналитики по вашим встречам. Кроме очевидной статистики по времени проведённых встреч, здесь можно отслеживать, как часто встречи отменяются. Также можно предугадать, с кем вскоре планируется совещание.
CalendarHero (Web)

Возможно, вы знаете этот сервис по названию Zoom.ai. А вот по возможностям он похож на Calendly. Здесь тоже можно создавать различные типы встреч и делиться ссылками для их планирования. Есть синхронизация с вашим календарём.
CalendarHero предлагает множество возможностей по планированию, включая информацию о местоположении или о деталях созвона.
Всё это доступно на бесплатном тарифе. На платном за $8 в месяц появляются дополнительные плюшки, вроде сбора оплаты или снятия ограничений на оповещения.
ScheduleOnce (Web)

ScheduleOnce — разработка OnceHub. С помощью этого сервиса можно создать несколько типов встреч, включая 15-ти, 30-ти минутные и часовые слоты. А также можно поделиться ссылкой для быстрого планирования.
В общем, ничего нового. А вот плюсом здесь является бесплатный тариф, в котором нет таких жёстких ограничений, как у аналогов. К нему можно подключить до 25 человек, создавать безграничное число встреч и типов встреч. Есть синхронизация с сервисами для видеозвонков и сторонними календарями.
Платный тариф за $9 в месяц снимает ограничение на количество пользователей и даёт возможность интеграции с Salesforce и другими сервисами. Также вы сможете задать собственный брендинг для встреч.
Rallly (Web)

Кто доступен в понедельник? А что насчёт вторника? Именно по такому принципу работает Rallly.
Сервис помогает всем участникам собрания поучаствовать в опросе для выбора подходящего дня встречи. Причём даже анонимно. А для работы с сервисом регистрация потребуется только от организатора встречи.
От вас требуется создать несколько предложений, когда вы хотите встретиться. Пригласить коллег. При переходе по ссылке все участники могут голосовать за подходящий слот и обсуждать планы прямо на странице встречи.
Сам сервис бесплатный и с открытым исходным кодом.
When2meet (Web)

Здесь не так уж и много возможностей, зато вы сможете запланировать встречу абсолютно анонимно. Нужно просто выбрать доступные даты и поделиться ссылкой.
При переходе по ней пользователь сможет указать своё имя (любое) и выбрать подходящий слот.
Сервис полностью бесплатный. Можно поддержать донатом.
Google Calendar (Web, iOS, Android)

На самом деле можно ничего не ставить, а просто воспользоваться Google Календарём, который наверняка у вас уже есть. При создании встречи можно нажать на меню Найдите время, и Google сделает всё за вас.
Сервис показывает календари коллег и предлагает доступные слоты для создания встречи с отображением количества доступных участников на указанное время.
Сервис бесплатный, если вы не решите платить за Google Workspace от $10 в месяц.
Arrangr (Web)

Минус большинства подобных сервисов в том, что для их корректной работы нужно предоставлять доступ к своему календарю. И здесь на помощь приходит Arrangr, который позволяет работать с календарями в режиме гостя.
При авторизации в сервисе он вас проведёт по всем шагам для планирования будущей встречи, включая приглашение гостей. Есть поддержка онлайн- и офлайн-встреч. Сами встречи также можно настраивать.
Есть бесплатный тариф. Платный (от $4 в месяц) позволяет планировать больше встреч и поддерживает большее число участников.
Правильно подобранный планировщик встреч помогает снять множество проблем с их планированием. Особенно, когда участники находятся в разных часовых поясах. При этом вы не теряете возможности синхронизации встреч с вашим любимым календарём.