В современном мире эффективное управление рабочими делами играет ключевую роль в успехе любого бизнеса. На замену бумажным блокнотам давно пришли онлайн-планировщики, которые стали для многих незаменимым инструментом для эффективной организации рабочих процессов. Рассказываем, почему.
Ничего важного не потеряется
Одной из главных проблем в любом бизнесе является потеря информации. Онлайн-планировщики способны обеспечить ее сохранность, поскольку все задачи, проекты и важные события хранятся в облачном хранилище, что гарантирует доступ к ним в любое время и с любого устройства. Современные планировщики также позволяют руководителю ставить дедлайны и назначать ответственных за задачу – вероятность того, что кто-то «не услышит» или «забудет», что от него требуется, при таком подходе существенно сокращается.
Станет понятно, на каком этапе чаще всего зависают дела
Онлайн-планировщики позволяют отслеживать прогресс выполнения задач на разных этапах. Это дает возможность идентифицировать проблемы в рабочих процессах и разработать стратегии для их решения.Так, например, органайзер Р7-Офис позволяет разбить задачу на несколько подзадач и отслеживать прогресс по каждой из них. Кроме того, всю статистику можно отобразить на диаграмме Ганта – наглядной иллюстрации графика работ по проекту. После того, как накопится достаточное количество данных, можно будет увидеть, какие из задач вызывают больше всего трудностей, и кто из сотрудников справляется с ними быстрее остальных, а кто – наоборот, медленнее.
Освободится время для важных и срочных задач
Структурирование задач и определение их приоритетности – важные аспекты эффективного планирования. В онлайн-планировщиках можно создавать списки задач, присваивать им сроки выполнения и устанавливать приоритеты. Это помогает организовать рабочий день и сосредоточиться на наиболее важных и срочных.
Деление задач на подзадачи позволяет более объективно оценивать собственные силы. К примеру, вместо того, чтобы планировать одну большую задачу «Выпустить интервью» куда эффективней будет разбить ее на цели поменьше: составить вопросы, согласовать вопросы, отправить вопросы, собрать текст. Для каждой подзадачи будет свой приоритет и список ответственных – например, согласовать вопросы невозможно без руководителя, а значит, пока ответа нет, можно заняться другой задачей.
Можно вернуться к информации из уже завершенных проектов
Онлайн-планировщики предоставляют возможность сохранять и архивировать данные о завершенных проектах. Это полезно, если в будущем потребуется обратиться к информации или использовать ее в качестве отправной точки для новых проектов. Хранение истории проектов помогает извлечь уроки и опыт для дальнейшего развития.
Вести дела можно везде, где есть интернет
Одним из ключевых преимуществ онлайн-планировщиков является возможность вести дела в любом месте, где есть доступ в интернет. Кроме того, некоторые онлайн-планировщики, например, органайзер Р7-Офис, имеют еще и мобильные приложения, созданные специально для смартфонов.
Возможность работать совместно с командой
Онлайн-планировщики предоставляют возможность совместной работы над проектами. Это способствует синхронизации усилий и упрощает коммуникацию внутри команды. При грамотном описании сути задач режим совместной работы может заменить долгие планерки – все инструкции можно прикрепить файлом либо добавить текстом в описание.
Некоторые планировщики предоставляют более гибкую настройку прав и распределения ролей. К примеру, в YouGile можно создавать собственные роли в проекте (помимо стандартных «Управляющий», «Сотрудник», «Наблюдатель») и грамотно распределять ответственность – к примеру, отображать для сотрудника только те задачи, в которых он участвует. Таким образом, руководитель будет иметь полную информацию о ходе проекта, а исполнителям не придется обращать внимание на те участки работы, за которые они не отвечают.
Можно настроить интеграцию с другими рабочими инструментами
Планировщики часто можно синхронизировать с другими программами. Например, органайзер Р7-Офисе идет в комплекте с почтой, календарем, CRM, мессенджером, а также редакторами текстов, таблиц и презентаций. Если нужен не только онлайн-планировщик, а полноценное цифровое рабочее место, то использование подобного сервиса позволит значительно сэкономить. Пользователи могут общаться с коллегами, не выходя из системы, а интеграция с офисными редакторами позволяет без проблем работать с документами внутри Р7-Офис, а затем оставлять ссылки на них в окне задач.Другой подход к интеграции с офисными сервисами можно увидеть, например, у сервиса автоматизации и контроля персонала «ThroneBaron». Его функционал заточен на использование в сфере услуг, поскольку помимо традиционных задач и исполнителей предлагает выбрать также локацию. Для упрощения процесса оцифровки сотрудников, локаций и задач сервис можно интегрировать с продуктами 1C: Фитнес клуб, 1С: Салон красоты, 1С: Медицина, что значительно упростит процесс планирования.
